Uma revisão organizacional pode consistir na análise de suas funções de negócios, estrutura de funcionários, processos operacionais ou uma combinação deles. Para proprietários de pequenas empresas, uma revisão organizacional eficaz inclui o exame da estrutura e do desempenho de seus departamentos ou áreas funcionais e a análise dos funcionários em cada área.
Examine a estrutura funcional do negócio
Para começar sua revisão organizacional, determine que tipo de estrutura organizacional você tem. Muitas pequenas empresas começam com uma estrutura plana, que consiste no proprietário e vários funcionários-chave trabalhando juntos para gerenciar as operações de produção, marketing, vendas, recursos financeiros e recursos humanos da empresa. Não há gerentes, com o proprietário tomando todas ou a maioria das decisões importantes. Essa estrutura não possui camadas de funcionários, como diretores, gerentes e coordenadores. Uma estrutura funcional divide sua organização por tarefa, como contabilidade, RH, produção, marketing e vendas. Empresas com essa estrutura criam departamentos com gerentes dedicados e uma hierarquia de funcionários. Para supervisionar esses departamentos e seus gerentes, as empresas podem criar um "C-Suite", que consiste em uma equipe de gerenciamento com um diretor executivo, diretor de operações e diretor financeiro. As empresas maiores têm estruturas mais complexas, incluindo organizações matriciais e divisórias, para gerenciar muitos funcionários, departamentos, divisões e até empresas diferentes que operam sob o guarda-chuva corporativo.
Examine seu organograma
Depois de determinar o tipo de estrutura organizacional, consulte o organograma, que é um diagrama das posições dos funcionários que mostram quem trabalha onde, quem trabalha para quem e o "totem" de sua empresa. Compare seu organograma com sua estrutura organizacional para determinar se suas posições estão alinhadas com as várias funções que você precisa executar. Por exemplo: seus vendedores relatam ao gerente de marketing ou vice-versa, e que benefícios / problemas isso cria? Seu gerente de produção supervisiona seu gerente de distribuição ou trabalha de forma independente?
Analise Processos e Procedimentos
Agora que você examinou suas áreas funcionais e funcionários, avalie os processos e procedimentos que sua empresa usa para levar produtos e serviços do conceito à entrega.Examine não apenas os processos que cada departamento usa para fazer seu trabalho, mas também a interação entre os departamentos. Por exemplo, você tem um sistema perfeito para os vendedores que inserem pedidos, seu departamento de contabilidade executa verificações de crédito e aprovação de novos clientes, seus pedidos de preenchimento e envio de depósito e seu departamento de contabilidade envia faturas?
Revise as Finanças
Se você não tiver um orçamento principal, crie um para determinar o impacto de suas operações no resultado final. Um orçamento mestre é uma ferramenta financeira que integra seu orçamento anual, razão geral, demonstrações de fluxo de caixa, demonstrações de lucros e perdas, relatórios de balanço e contas a receber. Liste suas principais áreas de despesas, como trabalho, materiais, administração ou marketing. Determine se você pode reduzi-los através de uma estrutura organizacional aprimorada ou realinhamento da equipe, ou melhores processos e procedimentos. Classifique suas fontes de receita e centros de lucro e determine se as mudanças na organização ou na equipe podem melhorar seu desempenho nessas áreas.
Fazer recomendações
Depois de analisar sua estrutura de negócios, organograma, processos e procedimentos, liste as áreas para melhoria e faça sugestões. Reúna-se com cada chefe de departamento individualmente para revisar suas descobertas. Usando o feedback dos gerentes, realize uma reunião de grupo de seus gerentes para discutir suas descobertas e peça sua opinião. Diga-lhes seus objetivos, como reduzir despesas gerais ou custos de produção, diminuir o desperdício, aumentar as vendas ou reduzir os prazos de entrega, devoluções ou reclamações de clientes. Use o feedback da equipe para criar seu relatório final e recomendações.
