A criação de um plano de trabalho é importante porque permite que um funcionário tenha a oportunidade de mostrar a um gerente como ele planeja realizar as coisas que lhe estão sendo solicitadas. Um plano de trabalho pode ajudar um funcionário a mostrar seu valor, pois quantifica e coloca em palavras as coisas que um funcionário faz que, de outra forma, poderiam passar despercebidas. Às vezes, são criados planos de trabalho gerais relacionados ao trabalho geral que uma pessoa faz. No entanto, os planos de trabalho geralmente são mais eficazes quando são divididos para discutir especificamente o trabalho associado a projetos menores. Quanto mais específico for um plano de trabalho, mais eficaz ele será. Ao criar planos de trabalho, há algumas coisas que quase sempre devem ser incluídas.
Abra um novo documento no software de processamento de texto, como o Microsoft Word. Crie vários cabeçalhos no documento. Os cabeçalhos devem ser listados como: "Problemas", "Objetivos", "Estratégias", "Recursos", "Cronograma" e "Medição".
Em "Problemas", descreva os problemas mais importantes. Uma reunião de avaliação de necessidades deve preceder a redação dos principais problemas. Durante esta reunião, os membros da equipe podem trazer à luz todos os assuntos importantes do projeto. As questões importantes devem encontrar um equilíbrio, discutindo as necessidades de todas as partes envolvidas.
Em "Metas", faça e registre metas atingíveis. As metas descritas em um plano de trabalho devem fazer com que você se esforce para alcançá-las, mas elas não devem ser inacessíveis. Ao fazer metas, lembre-se da sigla SMART: As metas devem ser específicas, mensuráveis, aceitáveis, realistas e oportunas.
Em "Estratégias", inclua informações sobre as principais estratégias. Esta provavelmente será a seção mais longa e abrangente do plano de trabalho. Cada um dos principais passos ou marcos que devem ser cumpridos deve ser incluído aqui. Obstáculos potenciais para a implementação das estratégias também devem ser discutidos. Explique como esses obstáculos serão gerenciados.
Em "Recursos", discuta os recursos necessários para colocar as estratégias em ação. Se houver uma equipe inteira trabalhando no projeto, mencione no plano de trabalho os membros da equipe envolvidos e quais serão suas responsabilidades. Se houver um investimento significativo em equipamentos ou suprimentos envolvidos, mencione isso também.
Em "Linha do tempo", crie uma linha do tempo. Inclua destaques do plano para criar uma linha do tempo. Certifique-se de incluir a data de início, a data de término e as datas em que eventos e metas específicos ocorrerão. Isso permitirá que você, colegas e gerentes possam ver facilmente se o projeto está dentro do cronograma.
Em "Medição", inclua métodos de medição. Discuta como você determinará o sucesso do projeto. Isso pode incluir evidências anedóticas. No entanto, é melhor incluir formas quantificáveis nas quais o sucesso será determinado. Dependendo do projeto, isso pode incluir a quantidade de vendas, mais chamadas telefônicas recebidas, mais visitas a páginas da Web e métricas semelhantes.
Dicas
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Faça uma folha de capa de uma página que discuta brevemente os pontos altos do plano de trabalho. Anexe isso ao plano de trabalho completo.
Aviso
Aderir estritamente a um plano de trabalho pode ser prejudicial Só porque um plano de trabalho sugere alguma coisa, isso não significa que uma idéia melhor não possa vir. Um plano de trabalho deve ser um documento vivo. Não fazer alterações pode dificultar a possibilidade de sucesso.
