Os controles internos são revisões, procedimentos ou diretrizes para proteger e proteger as informações comerciais e financeiras de uma empresa. Os proprietários e gerentes de negócios são responsáveis por desenvolver e implementar controles internos para manter os custos baixos e minimizar ou evitar problemas. Inventário representa um ativo físico caro e considerável para a maioria das empresas. Controles internos são necessários para o estoque, porque as empresas raramente podem sobreviver se perderem invariavelmente o inventário, o roubo, a deterioração e a obsolescência.
Sistema de Inventário
Os sistemas de inventário são métodos contábeis para gerenciar as transações financeiras relacionadas aos itens de inventário físico de uma empresa. Dois sistemas comuns são os sistemas periódicos e perpétuos. Sistemas de inventário periódicos atualizam o livro contábil uma vez por mês ou trimestralmente. Um método melhor e mais controlador é o sistema de inventário perpétuo, que atualiza o estoque após cada compra, venda e ajuste. Os sistemas de inventário dão aos proprietários e gerentes uma ideia melhor do custo do estoque e seus efeitos no balanço, que é uma parte importante dos controles internos.
Processo de encomenda
Os controles internos criam limitações específicas no processo de pedidos de estoque de uma empresa. Proprietários e gerentes geralmente dividem as tarefas de pedido de estoque entre vários funcionários. Isso garante que um indivíduo não faça o pedido do estoque e o roube ao entrar no depósito da empresa. Separar a ordem de compra e o processo de pagamento também é importante, já que um funcionário pode “encomendar” o estoque de uma empresa falsa e enviar o pagamento para uma caixa postal alugada pelo funcionário.
Armazenamento
O armazenamento é um procedimento de controle de estoque físico. As empresas devem encontrar armazéns e distribuidores seguros, para que o inventário não seja roubado ou danificado. O armazenamento adequado também garante que a empresa tenha espaço suficiente para receber e armazenar adequadamente os produtos de estoque. As empresas devem ter espaço suficiente para dirigir empilhadeiras, transportar paletes e permitir que os trabalhadores andem pelo armazém com segurança, sem danificar o estoque.
Contagens físicas
As contagens físicas reconciliam o livro contábil da empresa com a quantidade real de estoque disponível. As empresas geralmente usam contagens de ciclos ou uma contagem anual de estoque para esse processo. As contagens de ciclos são contagens contínuas, em que as empresas exigem que os funcionários contenham um número específico de itens por semana. Itens de valor alto ou populares podem ser um recurso constante de contagens de ciclo para garantir que esses itens não sejam incluídos. As contagens físicas anuais acontecem uma vez por ano, quando a empresa conta todo o inventário de uma só vez, em vez de um processo de contagem semanal.
