A preparação adequada de faturas comerciais aumenta a probabilidade de o seu negócio ser pago pelos seus produtos ou serviços a tempo. Uma abordagem completa do faturamento também pode ajudá-lo a manter registros melhores e manter seu orçamento no caminho certo.
Crie um formulário padronizado
Crie um modelo de fatura comercial que inclua categorias para todas as informações relevantes. O formulário preenchível deve incluir o papel timbrado ou o logotipo da sua empresa e as informações de contato, incluindo números de telefone e fax e endereços de e-mail e website. Inclua locais para preencher a data do pedido e a data da fatura, o nome do vendedor ou o número do código e o número da sua licença ou identificação fiscal, se aplicável. Crie colunas que permitam o preenchimento de quantidades, descrições e preços dos itens vendidos e um item de linha para adicionar imposto sobre vendas e calcular um total. Deixe um espaço para anotações.
Seja específico
Ao discriminar os serviços ou itens vendidos, seja específico. Inclua números de peça, códigos de referência ou descrições que deixem claro para você e seu comprador o que a fatura está referenciando. Divida o trabalho por hora e inclua descrições dos serviços executados. Isso ajuda você a rastrear o inventário e o produto de trabalho e permite que o cliente veja uma lista detalhada do motivo pelo qual ele está sendo cobrado. No caso de uma disputa, a fatura pode esclarecer mal-entendidos e ajudá-lo a evitar atrasos de pagamento. Se um número de pedido de compra ou código de autorização do comprador estiver envolvido na transação, inclua também isso.
Fique online
Crie uma versão eletrônica de sua fatura comercial para tornar os processos de faturamento mais rápidos e eficientes. As faturas que são geradas eletronicamente e enviadas por e-mail também podem ser efetivamente controladas, especialmente se você solicitar uma “confirmação de leitura” para rastrear quando o destinatário recebeu e abriu o documento. Isso evita reclamações em potencial de uma fatura se perdendo no correio. Se você emitir faturas em papel, inclua um envelope com postagem paga para incentivar o pagamento imediato.
Fornecer opções de pagamento
Observe na fatura quando o pagamento é devido, e listar penalidades ou encargos para pagamentos em atraso. Inclua instruções sobre como a fatura pode ser paga, como opções on-line, cheque corporativo, cheque administrativo, ordem de pagamento ou cartão de crédito corporativo. Forneça o número direto ao seu departamento contábil no caso de um cliente desejar efetuar um pagamento na forma de transferência bancária ou cartão de débito por telefone.
