Nos negócios, muitos fornecedores concedem a seus clientes um tipo de crédito chamado de contas a pagar, que permite que os clientes paguem por produtos ou serviços depois de terem sido recebidos. "Faturas de contas a pagar" referem-se a documentos que registram valores devidos a fornecedores de bens de uma empresa. Quando uma fatura é recebida mas não paga, ela é considerada uma fatura de contas a pagar. Depois que a fatura tiver sido paga, ela será removida do arquivo e registrada como uma despesa.
Usos para faturas de contas a pagar
As faturas de contas a pagar são usadas para registrar e acompanhar valores financeiros devidos a fornecedores para fornecimentos e serviços específicos. A fatura é colocada em um arquivo "contas a pagar", significando que o dinheiro é devido e removido do arquivo quando o valor foi pago. Muitas vezes, as empresas registram as transações em seus registros depois que a fatura de contas a pagar é concluída. Nos negócios, as faturas de contas a pagar são usadas para dívidas de curto prazo pagas quando o produto ou serviço é recebido. As dívidas de longo prazo, como linhas de crédito, hipotecas imobiliárias e locações de veículos, são categorizadas e registradas de forma diferente.
Faturas de contas a pagar no domicílio
As famílias usam contas a pagar e faturas para contas domésticas. Em casa, um arquivo de contas a pagar seria reservado e todas as contas mensais a serem pagas manualmente seriam colocadas nesse arquivo como faturas de contas a pagar. As contas seriam então arquivadas na documentação anual da família, uma vez paga. As faturas de contas a pagar em casa são contas, como contas de empresas elétricas, contas de telefone, contas de televisão e internet, assinaturas de jornais e outros custos mensais. Acompanhamento de contas como contas de empresas elétricas, contas de telefone, contas de televisão e internet, assinaturas de jornais e outras contas mensais pagas manualmente.
Informações para procurar em faturas a pagar de contas
Ao receber uma fatura de contas a pagar, é melhor revisar todos os dados da fatura, certificando-se de que estão corretos. Verifique todas as informações contra os produtos ou serviços recebidos da empresa que emitiu a fatura. A informação para procurar inclui; o número da fatura, a data em que a fatura foi criada, a data em que a fatura é faturada, quem a fatura foi faturada, quais produtos ou serviços foram incluídos na fatura, a quantidade e os custos desses produtos ou serviços, o tipo e custo do frete, para onde os produtos ou serviços foram enviados, o pagamento da conta deve ser enviado para, o número do cliente, o subtotal e os impostos incluídos na fatura e as informações do fornecedor.
Dicas para arquivos de contas a pagar
Desenvolver um sistema definido para receber e arquivar faturas e registrar o método para ensinar a todos os funcionários. Para as empresas, é essencial que toda a papelada e arquivos sejam consistentes. Ter um manual de como receber e arquivar documentos associados a faturas de contas a pagar ajuda os funcionários a receber corretamente seus produtos, efetuar os pagamentos e arquivar a papelada corretamente todas as vezes. Tenha um "verificador de fatos" designado para verificar novamente a documentação da conta antes de finalizá-la em seus arquivos. Isso ajuda a garantir que nada seja esquecido quando você é cobrado e evita o pagamento de itens que você não recebeu. Analise todas as faturas de contas a pagar em um banco de dados eletrônico que é mantido separado do seu computador. Arquive a documentação e consulte a cópia eletrônica no futuro, ajudando a preservar a cópia original e reduzir a quantidade de papelada que atravessa o espaço do escritório.
