Recibos de caixa ocorrem quando uma empresa recebe um pagamento em dinheiro da venda de um produto. A empresa pode receber dinheiro em várias formas, incluindo cobranças de cartão de crédito, cheques pessoais, cheques comerciais, banco ACH ou transferências eletrônicas e cheques bancários ou ordens de pagamento.
Dicas
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Recibos de caixa são qualquer forma de dinheiro recebida por uma empresa, como pagamentos de clientes (via cartão de crédito, cheque pessoal, dinheiro, cheque de negócios, ordem de pagamento, transferência bancária ou banco ACH), receitas da venda de ativos não operacionais, receita de juros, ganhos de capital ou dividendos pagos a partir de investimentos ou royalties.
Recebimento e gravação de dinheiro
Quando uma empresa tem recebimentos de caixa, um contador deve documentar o caixa recebido e fazê-lo usando um diário de contabilidade especializado chamado de diário de recebimentos de caixa. Este diário serve para rastrear quando a empresa recebe dinheiro e um contador credita a conta de vendas e debita a conta em dinheiro. Se uma venda for feita a crédito, por exemplo, quando uma empresa emitir uma fatura e um cliente tiver 30 dias para pagar a fatura, essa venda será reservada para um diário de vendas separado.
Muitas empresas, como restaurantes, fazem um grande volume de transações em dinheiro. Diversas outras ferramentas de contabilidade ajudam a controlar os recebimentos de caixa, como um diário, um diário de desembolso de caixa, um fundo de caixa e reconciliações bancárias periódicas.
Para empresas que fazem principalmente vendas a vista, a folha de caixa diária fornece uma maneira para a empresa rastrear todo o dinheiro recebido e todo o dinheiro pago. No final de cada dia útil, a administração pode contar o dinheiro real, compará-lo com as transações na folha de caixa e, em seguida, fazer um depósito bancário diário. No final de cada dia, é importante reconciliar as diferenças entre os totais e acompanhar o motivo. Muitas vezes, uma pequena quantia de dinheiro era usada para cobrir uma despesa diversa, mas não era registrada em nenhum lugar.
Este sistema básico fornece os meios para capturar qualquer fraude que resulte em falta de dinheiro ou erros que resultem em excedentes de caixa. A falta também pode vir de uma transação que você pagou e esqueceu de gravar, mas a folha de caixa pode ajudá-lo a entender isso.
O ciclo de caixa
Recibos de caixa desempenham um papel importante em algo chamado ciclo de caixa, que representa a quantidade de tempo entre quando uma empresa paga em dinheiro para seus fornecedores de estoque e recebe dinheiro das vendas feitas para seus clientes. As empresas usam esse ciclo para ajudá-las a descobrir quanto dinheiro devem usar para financiar suas operações contínuas, e esse importante conceito também ajuda as empresas a estimar os requisitos que podem ter para o financiamento. Isso também é conhecido como o ciclo cash-to-cash.
As empresas usam um cálculo para descobrir o número de dias em seu ciclo de caixa. O cálculo é chamado de cálculo de caixa para caixa, que você pode calcular usando a seguinte fórmula:
Ciclo de caixa ou dias de cash-to-cash = Dias de estoque disponível + dias de vendas pendentes - dias a pagar pendentes
O cálculo do ciclo de caixa informa quanto tempo leva para transformar o estoque em dinheiro. Isso é muito perspicaz para as empresas de manufatura que precisam descobrir quanto tempo leva para processar as matérias-primas em estoque vendável, concluir a venda e coletar o dinheiro do cliente. Essa medida de liquidez, ou a facilidade com que a empresa pode transformar as matérias-primas acabadas em dinheiro, pode ajudar a administrar a identificar ineficiências no processo de produção e vendas.
Exemplo de caixa em dinheiro
Digamos que você tenha uma empresa que venda widgets, e o estoque tende a permanecer em seu depósito por cerca de 40 dias antes da venda. Diga também que você vende para seus clientes a crédito e eles pagam dentro de 50 dias. Você tem contas que precisam ser pagas e, geralmente, você as paga no prazo de 30 dias. Portanto, você tem 30 dias de contas a pagar pendentes. Seu cálculo seria o seguinte:
Ciclo de caixa: 40 dias de estoque + 50 dias de vendas pendentes - 30 dias a pagar = 60 dias em caixa
Você concluiria a partir desse resultado que sua empresa precisará ter capital de giro suficiente para cobrir as despesas por 60 dias, uma vez que leva 60 dias para obter recebimentos de caixa do estoque atual e da atividade de vendas.
Esse cálculo é útil, especialmente quando você precisa fazer uma nova previsão devido a alterações no momento de recebimento de caixa, ao administrar um fluxo de caixa restrito durante uma situação de falência ou quando a empresa deseja explorar alternativas de dívida para reduzir seu custo de empréstimos.
Desembolso de Caixa
Desembolsos de caixa, chamados de saídas de caixa, são quantias em dinheiro que saem da empresa. Alguns exemplos são contas a pagar, despesas operacionais e pequenas quantias.
O dinheiro sai da empresa e é registrado em um diário de desembolsos de caixa. A partir do diário de desembolso de caixa, as transações são lançadas no Razão, no razão de contas a pagar e em quaisquer outros registros aplicáveis. Por exemplo, como proprietário de uma loja de varejo, você pode fazer pagamentos para comprar novos estoques, pagar contas em suas contas a pagar e cobrir despesas salariais.
Os fabricantes fazem desembolsos em dinheiro para pagar as matérias-primas para criar produtos e pagar por outros custos de produção. As contas do diário de desembolso de caixa recebem débitos e créditos para cada transação, e a revista mostra como os totais afetam o saldo geral da conta de caixa da empresa.
Ao olhar para os registros de desembolsos de caixa na revista, a administração pode rastrear quanto dinheiro está sendo retirado da empresa e por que motivo. O diário de desembolsos em dinheiro também mostra o número do cheque para todos os cheques emitidos, o que facilita a procura de cheques ausentes ou problemáticos. Em um pacote de software de contabilidade, como o QuickBooks, você pode ver o diário de desembolsos de caixa chamado de registro de cheque.
Desviando a fraude
Os contabilistas mencionam frequentemente controlos internos, e estas orientações importantes agem como medidas de segurança para evitar fraudes quando se trata de recebimentos e desembolsos em dinheiro. As empresas que não têm controles internos adequados podem encontrar um funcionário usando cheques da empresa para pagar suas contas pessoais ou fazer transferências eletrônicas para si mesmo.
Para garantir que os desembolsos de caixa tenham salvaguardas adequadas para evitar fraudes, é importante que as empresas segregem funções para que a mesma pessoa que autorize ou assine um cheque ou transferência eletrônica não tenha a capacidade de fazer outras partes da transação, como criar verifique ou inicie a transferência.
Para empresas menores, isso pode ser difícil por causa de uma pequena equipe, e ajuda a acessar extratos bancários antes de qualquer outro funcionário da empresa, a revisar cada transação e verificar a cópia, procurando por qualquer coisa que pareça incomum e depois acompanhar com o banco se necessário.
Revisar os assinantes de cheques autorizados é uma etapa importante, e essa pessoa não deve ter acesso a cheques em branco ou a qualquer possibilidade de inserir transações no sistema contábil da empresa. Usar um carimbo de assinatura para verificações pode criar problemas adicionais, porque geralmente é muito fácil alguém roubar o carimbo e também roubar uma pilha de cheques em branco.
Algumas empresas têm seus cheques que exigem duas assinaturas, geralmente com algum tipo de limite de um dólar, de modo que valores de cheques menores possam ser usados com apenas uma assinatura. Isso permite um certo grau de segregação de funções ao emitir cheques acima de um determinado limite. Não se esqueça das transferências eletrônicas, pois elas se tornaram mais populares nos últimos anos.
O pessoal responsável pela criação de transferências eletrônicas deve ser separado da pessoa que libera as transferências eletrônicas. Se o pessoal não permitir a separação, você pode configurar um sistema no qual seu banco liga para outra pessoa dentro da empresa sempre que receber uma solicitação de transferência eletrônica.Essa ligação não deve ir para uma pessoa que tenha a capacidade de iniciar transferências eletrônicas.
Finalmente, realize uma reconciliação bancária mensal usando alguém que não esteja envolvido nos desembolsos em dinheiro. Quaisquer transações incomuns ou imagens de cheques devem ser acompanhadas e investigadas.
Como você calcula um saldo de caixa inicial?
Os recebimentos de caixa de uma empresa desempenham um papel importante no orçamento de fluxo de caixa. Você pode ter ouvido uma declaração de fluxo de caixa chamada "declaração de fontes e usos". Os recibos de caixa da empresa representam a força vital da empresa, as fontes de dinheiro. Os desembolsos de caixa da empresa compõem os usos do dinheiro.
Para calcular o saldo inicial de suas fontes e usar a demonstração do fluxo de caixa, tudo o que você precisa fazer é consultar seu extrato bancário on-line ou ligar para o banco e inserir a quantia em dinheiro no banco. Para este saldo em caixa de abertura, acrescente quaisquer recebimentos de caixa e subtraia o total de desembolsos em dinheiro que saem da empresa. O total dessas três partes é igual ao seu saldo de fechamento ou à quantia de dinheiro que sobra. Para um orçamento, talvez seja útil mostrar esse cálculo mensalmente.
Por exemplo, seu saldo de abertura é o dinheiro que você tem no primeiro dia do mês. Seu saldo de abertura para o próximo mês é igual ao saldo final do mês anterior. Seu saldo de abertura de qualquer mês é sempre igual ao saldo final do mês anterior.
Como parte da criação de uma demonstração de fluxo de caixa, especialmente se você usar o método direto que inclui dinheiro proveniente das atividades operacionais, de investimento e de financiamento, você poderá perguntar: "O dinheiro recebido dos clientes é uma atividade operacional?" Sim, mas não é assim tão simples. Nem todos os clientes pagam em dinheiro, então algumas das vendas da empresa vêm na forma de contas a receber desde que a venda foi feita a crédito. Nesse caso, você deve começar com o valor total de vendas da empresa para um determinado mês e ajustá-lo com base na alteração no saldo de contas a receber da empresa para chegar ao número certo de recebimentos de caixa.
Se as contas a receber aumentarem durante o período em questão, deduzir este aumento do seu valor de vendas para calcular o montante de recebimentos de caixa dos clientes. Se o saldo de contas a pagar diminuiu, adicione esse valor de redução ao total de vendas para calcular o total de dinheiro recebido de seus clientes.
Tipos de recebimentos em dinheiro
Recibos de caixa chegam a um negócio em muitas formas, predominantemente de vendas de clientes. Dependendo do tamanho e do tipo de negócio, essas entradas podem ser na forma de pagamentos feitos por cartão de crédito, dinheiro, ordem de pagamento ou cheque pessoal, por exemplo. Um negócio somente de assinatura pode receber a maior parte de seus recebimentos de caixa na forma de pagamentos ACH bancários. As empresas também recebem dinheiro de outras atividades que não a venda de bens ou serviços, como royalties, receita de juros, dividendos e ganhos de capital de investimentos e receitas da venda de vários ativos.
Receita é o dinheiro que uma empresa recebe de suas atividades comerciais normais e contínuas. Quando chega a hora de ler as demonstrações financeiras e interpretar os recebimentos de caixa reais versus um número calculado, ajuda a definir algumas das terminologias. Por exemplo, a receita e os ganhos são os mesmos? Não, porque, embora a receita, também chamada de vendas, represente dinheiro dos clientes, os ganhos representam o que resta depois de usar essa receita para pagar as despesas da empresa.
A receita e o lucro são os mesmos? Lucro significa essencialmente a mesma coisa que ganhos, pois representa apenas a quantia de dinheiro que sobrou depois que você pagou todas as contas com o dinheiro recebido de seus clientes.
E finalmente, a receita e a renda são as mesmas? Algumas pessoas podem usar o termo "receita" para representar a receita de vendas, mas do ponto de vista da terminologia contábil, a renda é mais provável que signifique renda operacional. O lucro operacional é um pouco diferente do lucro ou do lucro, pois o custo de bens e despesas operacionais é removido das vendas, mas, diferentemente do lucro ou lucro, o lucro operacional não inclui despesas de impostos e outras despesas não operacionais.
