Mesmo com telefones e a Internet, às vezes ainda é necessário enviar uma carta antiga para fins comerciais. A atualização dos registros da conta comercial com uma carta é eficaz, pois é menos provável que as cartas sejam esquecidas (como as ligações telefônicas) e menos passíveis de serem ignoradas (como e-mails). Eles também fornecem uma trilha de papel acessível. Se você precisar atualizar seus registros com uma carta, siga algumas dicas para ter certeza de cobrir todas as suas bases.
Itens que você precisará
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Computador
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Impressora
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Papel
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Copiadora
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Envelope
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Carimbo
Enderece a carta ao departamento adequado para garantir que o indivíduo correto receba suas informações atualizadas. Por exemplo, se você estiver alterando o número do seu talão de cheques ou cartão de débito, envie sua carta ao departamento de contas a pagar. Se você estiver alterando seu endereço, envie sua carta para "registros de clientes". Se você não tiver certeza sobre qual departamento deve atender a sua solicitação, ligue para a empresa e pergunte antes de endereçar sua carta ou procure as informações no site da empresa.
Inclua a data no topo da carta, tanto para os registros da empresa quanto para os seus próprios registros pessoais. Por exemplo, se você está solicitando que seus serviços sejam cancelados ou reduzidos a partir de uma determinada data e a empresa não processe sua solicitação em tempo hábil, há motivos para não pagamento porque você tem uma cópia de sua solicitação datada.
Inclua o seu número de conta. Isso ajudará a pessoa que processa sua solicitação a localizar sua conta e a atender sua solicitação mais rapidamente.
Inclua sua informação antiga. Por exemplo, se você estiver movendo ou alterando seu número de telefone, informe na carta "esse era meu endereço antigo" ou "esse era meu número de telefone antigo". A empresa pode precisar dessas informações para acessar sua conta para atualizar seus registros.
Inclua sua nova informação. Indique na carta "este é o meu novo endereço" ou "este é o meu novo número de telefone". Você pode colocar suas informações atualizadas em negrito ou uma fonte maior para que a pessoa que processa sua solicitação tenha facilidade em localizar as informações.
Solicitar correspondência de retorno. Peça que você receba uma carta em resposta informando que suas informações foram atualizadas. Quando receber sua carta de confirmação, mantenha-a em um local seguro para seus registros.
Faça uma cópia da carta antes de enviá-la, apenas no caso de precisar reenviá-la ou consultá-la posteriormente.
