Os relatórios são o método mais comum de dispersar informações no mundo dos negócios. Relatórios factuais analisam e descrevem uma situação e incluem uma grande quantidade de dados precisos. Os escritores de relatórios de sucesso sabem que escrever o relatório é apenas o fim do processo. Eles planejam seu relatório, eles consideram seu propósito e quem vai lê-lo e eles decidem o que colocar nele e como organizá-lo efetivamente. Um relatório factual efetivamente escrito e bem apresentado é o resultado de um processo cuidadosamente planejado.
Identifique o leitor e defina objetivos
Considere o conhecimento do leitor
Considere o que o leitor já sabe. Problemas comuns em relatórios factuais estão superestimando e subestimando o conhecimento de um leitor. É fácil sobrecarregar as pessoas com jargões ou entediá-los com informações simplistas. Tente descobrir o quanto seu leitor já conhece e se comunica no nível apropriado de conhecimento.
Entenda os interesses do seu leitor
Pense na postura do leitor. O leitor pode ter interesses especiais, gostos ou desgostos. Entenda o que seu leitor realmente quer. Entregue um relatório que apele às suas atitudes ou pode não ser lido. Reflita se a pessoa que está lendo o relatório o fará com base em idéias preconcebidas sobre o conteúdo.
Decida qual conhecimento o leitor precisa
Decida qual conhecimento factual o leitor precisa. Considere até que ponto você precisa fornecer informações básicas ou definir termos técnicos.
Considere os fatos desejados
Veja quais fatos o leitor quer aprender. Pense em como os dados factuais apresentados apresentarão isso. Às vezes, o processo pode mostrar que um relatório não é necessário ou que o objetivo pode ser melhor atendido de outra maneira.
Materiais, Estrutura e Estilo
Selecione o material com cuidado
Selecione seu material com cuidado. Mantenha-o simples e justifique suas conclusões. Simplifique o máximo possível. Descarte o material estranho e concentre-se no essencial. Justifique suas conclusões com os fatos e indique onde os encontrou. Construa os fatos em um caso lógico e consistente, para que seu leitor possa chegar às mesmas conclusões.
Planeje a estrutura do relatório
Planeje a estrutura do relatório. Os fatos devem ser um conjunto de instruções que levam o leitor à sua conclusão. Comece dividindo seu relatório em seções principais. Cada assunto pode ser subdividido dessa maneira. Essas subdivisões podem se tornar os títulos no seu relatório.
Faça uma lista em cada título de todos os pontos que você deseja abrir e anote as informações necessárias para apoiá-los. Organize os pontos em uma sequência lógica que atenda aos seus objetivos.
Aplique um estilo apropriado
Aplique um estilo apropriado. Embora os relatórios sigam convenções rígidas, há espaço para o estilo pessoal. Relatórios eficazes utilizam um processo de redação e redação. Escolha terminologia familiar para o seu leitor. Termos técnicos são úteis para colegas especialistas, mas serão confusos para os outros.
Utilize técnicas apropriadas de apresentação
Utilize técnicas de apresentação apropriadas. Os relatórios contêm tabelas, gráficos, gráficos de barras ou outros diagramas para apresentar dados.
Siga as convenções de elaboração de relatórios
Prepare uma página de título
Prepare uma página de título. Isso normalmente contém o título, legendas, data, nome e posição do autor na empresa. Também indicará quem está recebendo o relatório factual. Pode também conter um número de referência ou outra forma de classificação.
Escreva um sumário
Escreva um sumário. Isso é especialmente necessário se o relatório for longo. Dá às pessoas ocupadas a essência do relatório sem que precisem ler tudo. Um resumo atraente pode motivar as pessoas a ler todo o relatório.
Incluir uma página de conteúdo
Inclua uma página de conteúdo. Esta é uma página separada que lista as principais seções ou capítulos, subseções e apêndices. Também fornece números de páginas e deve indicar a relação entre as seções.
Escreva uma introdução
Use uma introdução para explicar o objetivo do relatório factual. Isso fornece informações básicas e explica por que isso é necessário. A introdução declara o objetivo do relatório, as pessoas para as quais ele foi escrito e seu escopo.
Organize o corpo do relatório
Organize o corpo do relatório. Contém fatos e descobertas detalhadas, mostra como eles chegaram e indica as inferências que você fez. Entregue suas conclusões. Resuma os principais pontos factuais do seu relatório e ofereça um veredito sobre eles.
Dicas
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Tente obter cópias de outros relatórios escritos para o público-alvo. Isso lhe dará uma ideia clara do que é esperado de você.
