Criar orçamentos para organizações é um processo demorado que requer a entrada de vários departamentos ou fontes de revisão. Equilibrar as necessidades da organização ou agência governamental com fundos muitas vezes limitados exige uma tomada firme de decisões e uma revisão de serviços, departamentos ou programas. Um orçamento ad hoc é um orçamento de planejamento temporário criado para comitês ou grupos de orçamento. Este orçamento é geralmente preliminar e geralmente é usado como ponto de partida para discussões e ajustes.
Criação
Os orçamentos ad hoc podem ser elaborados a partir de orçamentos de períodos anteriores, propostas de orçamento submetidas ou análises financeiras profissionais. O processo de criação identifica as fontes de receita e as necessidades orçamentárias exigidas com base em registros de despesas contratuais ou estabelecidos. Muitas vezes, esses orçamentos são notados sobre como os números foram derivados e onde as estimativas foram usadas. Os orçamentos ad hoc podem ser feitos rotineiramente como parte de um processo orçamentário anual ou podem ser solicitados conforme necessário para as necessidades de planejamento do projeto.
Requeridos
Os processos orçamentários liderados pelo grupo devem ter um orçamento fundamental como ponto de partida. O orçamento ad-hoc pode ser usado para ajudar os membros individuais do comitê de orçamento a se prepararem para reuniões e discutir tópicos com seus respectivos departamentos. Os orçamentos devem estar disponíveis para definir as entradas, saídas e categorias necessárias que devem estar presentes no orçamento final. Universidades, organizações sem fins lucrativos e agências governamentais normalmente têm regras às quais todos os orçamentos, incluindo orçamentos ad hoc, devem estar em conformidade.
Elementos
Os orçamentos ad hoc descrevem custos fixos, custos de capital e custos variáveis. Essas classes de custo são divididas em categorias. As receitas e todas as fontes de receita também são apresentadas por categoria. A receita é uma projeção de receita recebida que é calculada a partir do histórico de receita anterior. O método de cálculo e as suposições são frequentemente incluídas em um orçamento ad hoc para ajudar os membros do comitê a entender os pontos fortes e fracos do orçamento.
Período de tempo
Um orçamento ad hoc pode ser elaborado para qualquer período de tempo, mas isso geralmente é ditado pela função que ele serve. As linhas de tempo do orçamento comum incluem um ano fiscal para uma organização e uma linha de tempo baseada em projeto para projetos especiais.
Documentação
Um orçamento ad hoc precisa de documentação de apoio para fórmulas fora do padrão e quaisquer suposições usadas para calcular os totais financeiros apresentados. A documentação é essencial durante as revisões orçamentárias para ajudar a esclarecer dúvidas e detalhar categorias específicas para uma análise mais detalhada.
