Você pode transmitir más notícias a funcionários, clientes ou administradores por meio de diversos métodos. Muitas pessoas preferem que mensagens negativas sejam transmitidas de maneira direta e direta. Outros preferem uma abordagem mais sutil, colocando a mensagem na linguagem menos ofensiva. De qualquer forma, você deve entregar notícias que provavelmente são indesejáveis e indesejáveis de uma maneira clara e concisa.
Manter o relacionamento
Só porque você tem informações indesejadas para transmitir, não significa que você tenha que prejudicar o relacionamento com a parte receptora. Se você está demitindo funcionários, recusando uma solicitação de doação ou negando o reembolso de viagens, tenha em mente que a situação pode mudar no futuro e sua decisão pode ser revertida. Adicione um complemento ao memorando, como dizer aos funcionários o quanto você valorizou suas contribuições. Explique aos fundraisers que atualmente seu orçamento não permite determinadas despesas. A adição suavizará o impacto e manterá as linhas de comunicação abertas para possíveis relacionamentos futuros.
Mensagem de quadro com linguagem positiva
As palavras que você escolher no memorando ajudarão a manter uma resposta positiva, mesmo que você esteja enviando uma mensagem negativa. Por exemplo, você pode solicitar mais informações para processar uma solicitação monetária em vez de informar que as informações fornecidas não são aceitáveis. Diga aos funcionários o que eles podem fazer em vez do que eles não podem fazer. Por exemplo, escreva "por favor, vista roupas informais de negócios às sextas-feiras" em vez de "não use jeans nas sextas-feiras casuais". Envie uma nota para seu cliente dizendo "você pode pegar sua mercadoria na segunda", em vez de "seu pedido não estará pronto até a próxima segunda-feira.
Evite conseqüências legais
Os comunicados da empresa geralmente saem dos muros da sua empresa e chegam às mãos da mídia ou de outras partes. Evite usar qualquer linguagem que indique práticas ilegais ou discriminatórias. Por exemplo, em vez de escrever “nosso contador está saindo da empresa porque cometeu erros extensos nos relatórios de fim de ano”, escreva “após muitos anos de serviços reconhecidos, nosso contador está passando para outras oportunidades”. A clareza ajuda a evitar rumores indesejados espalhando que poderia prejudicar a reputação da sua empresa. Uma mensagem negativa pouco clara é “devido à má conduta, certos membros da equipe financeira estão saindo”. Um memorando melhor diz “estamos entusiasmados em anunciar que novos membros da equipe financeira estão preparados para substituir os membros que saem do departamento de contabilidade”.
Buffer as más notícias
Os memorandos negativos geralmente resultam em sentimentos feridos e respostas iradas. Você pode aliviar ou, pelo menos, reduzir a quantidade de notícias ruins quando as armazena com boas notícias. Por exemplo, inicie uma nota negativa com "você apreciará o número de benefícios adicionados incluídos em sua apólice de seguro" quando precisar aumentar as taxas de seguro. Mantenha o buffer associado à mensagem, no entanto, para manter a clareza. Em outras palavras, não diga "o novo estacionamento será aberto na próxima semana" quando você enviar uma mensagem sobre um corte nos benefícios.
