Uma auditoria é uma análise objetiva e um exame de algum aspecto das operações de uma empresa para confirmar até que ponto a organização está em conformidade com os padrões esperados. As auditorias podem ter finalidades diferentes. Uma auditoria financeira analisa os registros financeiros de uma empresa para garantir que eles estejam corretos. Uma auditoria de conformidade é projetada para garantir que a empresa esteja cumprindo os regulamentos ou leis aplicáveis. Na maioria dos casos, uma auditoria consiste em várias etapas ou etapas projetadas para garantir resultados mais precisos, objetivos e confiáveis. O processo para uma auditoria específica dependerá do tipo de auditoria que está sendo executada e do conjunto de padrões que regem o trabalho do auditor.
Notificação
As auditorias começam com a emissão de algum tipo de notificação para a empresa ou organização que está sendo auditada. A carta de notificação geralmente especificará o propósito da auditoria, quando ela será conduzida e a data e hora de uma reunião inicial que os auditores gostariam de programar com os líderes da empresa.
A notificação também listará quais documentos o auditor deseja examinar. Para uma empresa, isso pode incluir artigos de incorporação, as atas registradas de quaisquer reuniões do conselho, um organograma, correspondência, registros de vendas e muito mais.
Processo de planejamento
Após o envio da notificação, o auditor levará algum tempo para planejar a auditoria. Isso é feito antes de se encontrar com a liderança organizacional, a fim de criar a estratégia apropriada para essa reunião e o trabalho de campo que se segue. Os auditores também precisam identificar as áreas-chave de investigação e preocupação e as informações específicas que desejam examinar para analisar essas áreas. Isso também dá tempo à empresa para reunir os documentos solicitados.
Reunião inicial
A fase de planejamento geralmente leva a uma reunião inicial entre a alta administração da empresa e os auditores. O pessoal administrativo também pode estar presente. O objetivo da reunião é dar aos auditores a oportunidade de explicar o processo, bem como dar à organização a oportunidade de expressar quaisquer preocupações práticas, estratégicas ou de agendamento que possam ter.
Trabalho de campo
O trabalho de campo é o primeiro estágio de auditoria ativa. Um cronograma mais detalhado é geralmente elaborado para que a presença do auditor não atrapalhe muito os negócios. Entrevistas com funcionários-chave podem ser realizadas para investigar procedimentos e práticas de negócios. Os auditores também podem realizar verificações de documentos de amostra para garantir que as práticas de criação e retenção de documentos da empresa sejam sólidas.
O trabalho de campo pode ser conduzido por alguns auditores ou por uma equipe maior, dependendo do tamanho e do escopo da auditoria.
Comunicação
Embora o trabalho de campo seja realizado pela equipe de auditoria no local nas instalações da empresa, a equipe deve estar em contato regular com o auditor corporativo para esclarecer os procedimentos e garantir o acesso adequado aos documentos necessários.
Projecto de Auditoria
Quando a equipe de auditoria conclui o trabalho de campo e a revisão de documentos, os auditores preparam um relatório preliminar de auditoria. Este documento detalha o objetivo da auditoria, os procedimentos utilizados pelos auditores, os documentos revisados e as conclusões da auditoria. Também incluirá provavelmente uma lista preliminar de problemas não resolvidos. O relatório preliminar é distribuído entre a equipe para análise e sugestões de revisão.
Resposta da Gerência
Depois que a equipe de auditoria faz as últimas revisões do relatório de auditoria, o documento final é entregue à gerência para análise e resposta. O documento de auditoria geralmente pede que a administração responda a cada uma das constatações e conclusões da auditoria, afirmando se concorda ou discorda dos problemas citados, do plano para corrigir quaisquer problemas ou deficiências observados e da data esperada pela qual todas as questões serão abordadas.
Sair da reunião
Seguindo a resposta da gerência, que pode ser formalmente anexada ao relatório final da auditoria, uma reunião formal de saída pode ser agendada com a empresa sendo auditada para encerrar quaisquer questões imprecisas existentes ou responder a perguntas, discutir a resposta da gerência e abordar o escopo da auditoria.
Distribuição do Relatório de Auditoria
O relatório de auditoria finalizado é distribuído a todas as partes interessadas necessárias, incluindo dentro e fora da área auditada, se aplicável.
Comentários
Por fim, a empresa auditada implementa as alterações recomendadas no relatório de auditoria, em seguida, os auditores revisam e testam até que ponto essas alterações solucionam os problemas ou problemas identificados. O feedback entre a empresa e os auditores continua até que todos os problemas sejam resolvidos e o próximo ciclo de auditoria seja iniciado.
