Um orçamento se refere a um documento escrito detalhando as maneiras pelas quais uma organização distribuirá seu dinheiro. Como chefe do negócio, você deve decidir se o controle orçamentário ficará com você ou com seus gerentes. Existem quatro aplicações de controle orçamentário, como observado por Michael Armstrong em "Um Manual de Técnicas de Gestão: Um Guia Abrangente para Alcançar a Excelência Gerencial e Melhorar a Tomada de Decisão".
Planejamento
O documento orçamentário é criado por meio de um sistema de planejamento. Se você desenvolver o orçamento sozinho, poderá começar com o orçamento do ano passado. Seu orçamento precisará incluir todas as receitas que você projeta e como você gastará. Parte do estágio de planejamento requer a priorização de diferentes necessidades de negócios. Você pode ter que fazer escolhas difíceis, como contratar uma pessoa extra este ano e ter custos de energia mais altos. Seu documento orçamentário deve refletir todos os aspectos de seu planejamento e priorização. Se você deixar de fora considerações importantes sobre orçamento, poderá enfrentar um déficit durante o ano orçamentário.
Medição
Depois que o documento do orçamento é finalizado, os gerentes de cada departamento são responsáveis pelos gastos discricionários, como suprimentos, custos de impressão e folha de pagamento, mantendo a alocação orçamentária. Você precisa de um sistema financeiro para rastrear despesas em cada linha do orçamento. A capacidade de cada gerente de cumprir seu orçamento afetará sua lucratividade e posição financeira como empresa.
Comparação
Usando o sistema de medição, você pode comparar as despesas reais com as despesas orçadas indo linha por linha no documento do orçamento. Você deve determinar se há algum gasto excessivo e onde ocorre na empresa. Pode ser que certos departamentos gastem demais, e eles precisam ter seu controle orçamentário ajustado, ou pode ser que os gerentes desses departamentos possam justificar ocorrências de gastos excessivos explicando custos inesperados, como um fornecedor aumentando os preços durante o ano comercial.
Ao controle
Você precisa agir depois de estudar como cada departamento está gastando dentro ou acima do orçamento alocado. Qualquer ação que você tome para obter um departamento para aumentar ou diminuir seus gastos equivale ao controle. Em circunstâncias extremas, como quando você não consegue que os gerentes controlem os gastos e mantenham seu orçamento, você pode tirar o controle do orçamento. Todos os gastos realizados de acordo com o documento orçamentário anual ajudam a empresa a manter seu foco em metas estratégicas.
