As empresas modernas podem segmentar mensagens para segmentar pequenos grupos de clientes ou entregar instantaneamente notícias a grandes e dispersas forças de trabalho. No entanto, essas oportunidades não tornaram as comunicações comerciais menos desafiadoras do que antes. Embora as organizações aprendam rapidamente as conseqüências de falhar na comunicação com clientes e partes interessadas externas de maneira eficaz, comunicações internas ineficazes podem ser mais difíceis de detectar até que seja tarde demais.
Problemas de Preferência
Os funcionários podem achar difícil conciliar suas preferências de comunicação com as de seus colegas de trabalho. Um trabalhador mais velho pode preferir se comunicar por telefone, por exemplo, enquanto seu colega mais novo depende de comunicações eletrônicas. Se o trabalhador mais jovem responder a uma mensagem de correio de voz por um e-mail, em vez de retornar a chamada, o funcionário mais velho pode se sentir desrespeitado, É melhor usar o método que sua contraparte prefere. Se o seu contato na área de TI sempre responder aos seus e-mails rapidamente, mas levar muito tempo para retornar uma ligação telefônica, retransmitir suas perguntas eletronicamente é a solução mais eficiente.
Comunicar más notícias
Dizer ao seu chefe que você acabou de perder uma conta principal não é fácil para a maioria. Também não é fácil transmitir a notícia a um fornecedor de longa data de que você está migrando sua empresa para seu concorrente. Robert Bies, professor da McDonough School of Business de Georgetown, observa que isso muitas vezes faz com que as pessoas demorem a contar à outra parte sobre as más notícias.
Em vez disso, Bies sugere uma estratégia de comunicação multifacetada para superar esses desafios. Prepare as partes interessadas para as más notícias com antecedência. Entregar as notícias prontamente e honestamente, em seguida, mitigá-lo com possíveis soluções e qualquer forro de prata evidente. Pode-se dizer, por exemplo, que você tem várias oportunidades em mente para substituir a empresa perdida que exigiria menos viagens para sua equipe de vendas
Dicas
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Alguns funcionários podem se sentir desconfortáveis em se comunicar francamente com seus chefes por causa de sua posição dentro da empresa ou de seus antecedentes. As mulheres, em particular, podem ter dificuldades com isso, segundo a especialista em linguística Deborah Tannen.
Demais - ou não o suficiente
Quanta informação para disseminar aos funcionários e partes interessadas externas é um desafio constante para os gerentes. Notícias assustadoras, como uma reorganização, podem levar a fortes reações se aparentemente surgirem do nada. Alertar os indivíduos em reuniões individuais ou menores pode permitir que um líder saiba quem provavelmente se oporá às notícias e quais são suas razões.
Por outro lado, um gerente também pode fornecer muita informação se a conclusão da mensagem for vaga ou aberta. Anunciando que demissões maio O fato de vir no futuro próximo, por exemplo, leva à ansiedade e pode levar funcionários-chave a tentar outros empregos. Também pode diminuir a produtividade do escritório se os funcionários gastarem seu tempo fofocando e trabalhando em seus currículos.
Comunicações informais podem provar caro
Ao contrário da conversa no local de trabalho, as comunicações eletrônicas deixam um registro escrito do que aconteceu. Um e-mail rápido pode recapitular uma conversa e fornecer uma confirmação valiosa no caso de haver perguntas mais tarde. Contudo, manutenção de registros de tráfego de e-mail, software de bate-papo e outras conversas informais no local de trabalho eletrônico pode ser uma dor de cabeça para quem está na área de TI - para não mencionar a equipe jurídica. Conversas aparentemente improvisadas podem custar caro. O Departamento de Justiça dos EUA, por exemplo, usou comentários na sala de bate-papo para ajudar a tornar seu caso de manipulação de moeda contra grandes bancos como UBS, Citigroup e J.P. Morgan Chase.
Gerenciamento de Projetos
Um relatório de 2013 do Project Management Institute descobriu que, para cada bilhão de dólares gastos em projetos, US $ 75 milhões estão em risco apenas como resultado de comunicações ineficazes. As lacunas podem ocorrer quando nem todas as partes interessadas têm o mesmo entendimento dos benefícios do projeto ou quando a linguagem usada para entregar as mensagens não é clara. PMI sugere que você Adapte suas comunicações para atender às necessidades de cada grupo de partes interessadas. Uma proposta de projeto para redesenhar um site, por exemplo, pode se concentrar nos benefícios de alto nível quando você se reunir com líderes de empresas seniores. Ele usaria linguagem mais técnica e dados específicos quando for apresentado às pessoas que terão que executar o trabalho.
