Os relatórios justificativos recomendam mudanças nas políticas ou procedimentos comerciais. Eles fornecem evidências justificando um curso de ação que resolve um problema ou melhora o desempenho, por exemplo. Eles geralmente apresentam soluções que resultam em economias ou ganhos financeiros. Para criar um relatório eficaz, você deve produzir argumentos convincentes e evidências de apoio para apoiar as alterações que você está propondo.
Use um cabeçalho de nota básico (Para / De / Data / Assunto) e preencha-o. Deixe claro quem deve ler o relatório, quem o escreveu e qual é o assunto do conteúdo.
Escreva um parágrafo de abertura que descreva o problema ou a finalidade do seu relatório. Explique em poucas frases quais são as suas recomendações e explique os benefícios que elas trarão.
Escreva uma introdução ao seu relatório que detalha a finalidade e a importância do seu relatório em mais detalhes. Inclua informações básicas relevantes que ajudarão o leitor a entender os motivos e o raciocínio por trás de suas recomendações.
Use o corpo principal do seu relatório para explicar como você sugere implementar suas recomendações. Forneça detalhes específicos sobre os novos procedimentos ou soluções e os efeitos que eles terão. Explique quem estará envolvido, o que farão, quanto custará e quanto tempo levará a ser realizado.
Indique a pesquisa ou os métodos que você seguiu para chegar às suas conclusões. Inclua as desvantagens e problemas que os novos procedimentos podem criar, bem como os benefícios. Seja preciso, organize seu material logicamente e seja justo; Isso adicionará força aos seus argumentos.
Termine seu relatório de justificativa com um breve resumo de suas conclusões e recomendações. Não introduza novas informações nesta fase; Em vez disso, analise os principais argumentos em apoio às suas recomendações. Escreva um breve parágrafo de fechamento para o seu memorando.
Dicas
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Destaque as vantagens de suas recomendações e explique como elas superam as desvantagens. Mantenha sua escrita positiva. Evite palavras como talvez, talvez e possivelmente. Fornecer equilíbrio ao seu relatório, discutindo soluções alternativas. Coloque a recomendação que você acha que é mais promissora por último. Seja claro sobre as etapas que você acha que devem ser seguidas em suas recomendações. Evite generalidades; seja específico. Introduza cada recomendação com um verbo ativo para adicionar força às suas sugestões.
