Quando alguém morre, há uma responsabilidade fiduciária por seu empregador de relatar adequadamente os pagamentos feitos à propriedade ou ao beneficiário no ano do falecimento em um 1099-Misc ou 1099-R de acordo com as regras da Receita Federal. Esses pagamentos são separados de um W-2 e servirão como documentos de renda que serão usados pelo espólio ou pelo beneficiário quando for a hora de apresentar seus próprios impostos. O 1099-Misc será arquivado por um empregador, enquanto um 1099-R será arquivado por um plano de aposentadoria, como um plano de pensão municipal.
Preencha as informações do pagador. Isso inclui o nome da empresa, endereço, cidade, estado e código postal, bem como o número de identificação federal ou de identificação fiscal. Este é um número de nove dígitos com dois dígitos, um traço, seguido por sete dígitos, encontrado no canto superior esquerdo do formulário 1099-Misc ou 1099-R.
Preencha as informações do destinatário. Isso incluirá o nome e o endereço do espólio ou do beneficiário, juntamente com o seu número de identificação federal ou da previdência social. Isso é encontrado logo abaixo das informações do beneficiário nos formulários. Se houver um número de conta adjacente, isso também deve ser incluído na linha fornecida.
Preencha o valor que foi pago. Para o 1099-Misc, isso será na caixa sete de "Compensação não-funcionário". Para o 1099-R, isso estará na caixa um intitulada "Distribuição bruta".
Preencha todas as deduções que foram removidas do pagamento. Tanto o 1099-Misc quanto o 1099-R têm lugares para impostos federais, estaduais e locais. Com base na faixa de imposto do indivíduo e nos códigos de imposto estaduais e locais, os valores precisam ser removidos e anotados nessas caixas de acordo. Por exemplo, se o pagamento fosse de US $ 10.000 e o falecido estivesse na faixa de 28% do imposto de renda federal, seu estado tivesse um imposto de renda de 6% e a cidade cobrasse 1% de imposto de renda, então a caixa federal teria US $ 2.800 removidos, US $ 600 removidos e US $ 100 locais removidos.
Preencha outras caixas. Geralmente, esses são menos usados nos formulários 1099-Misc e 1099-R. Por exemplo, se o falecido recebeu um ganho de capital pela venda de ações, isso precisaria ser anotado na caixa apropriada. Se o empregador fizesse pagamentos de prêmio de seguro em nome do falecido e o dinheiro não fosse tributável, esse valor precisaria ser anotado na caixa fornecida no formulário.
Guarde e envie o formulário 1099. Uma cópia do 1099 será guardada para seus registros. Uma cópia será enviada ao beneficiário ou propriedade do falecido.
Arquivar um formulário 1096 com o IRS. Um 1096 é um formulário que combina todos os 1099 que um empregador está enviando. É uma maneira de consolidar a quantidade de papelada que o IRS recebe. No 1096, o montante total do imposto federal que você pagou junto com o resto do seu retorno corporativo.Se a empresa estiver nos seguintes estados: Alabama, Arizona, Arkansas, Connecticut, Delaware, Flórida, Geórgia, Kentucky, Louisiana, Maine, Massachusetts, Mississipi, New Hampshire, Nova Jersey, Novo México, Nova York, Carolina do Norte, Ohio, Pensilvânia, Rhode Island, Texas, Vermont, Virgínia ou Virgínia Ocidental, o endereço para correspondência é:
Departamento do Tesouro Internal Revenue Service Center Austin, TX 73301
Se a empresa estiver nos seguintes estados: Alasca, Califórnia, Colorado, Distrito de Colúmbia, Havaí, Idaho, Illinois, Indiana, Iowa, Kansas, Maryland, Michigan, Minnesota, Missouri, Montana, Nebraska, Nevada, Dakota do Norte, Oklahoma, Oregon, Carolina do Sul, Dakota do Sul, Tennessee, Utah, Washington, Wisconsin ou Wyoming, envie o email 1096 para:
Departamento do Tesouro Internal Revenue Service Center Kansas City, MO 64999
