Não importa o quanto você tente evitá-las, barreiras de comunicação surgirão entre funcionários, gerentes e clientes. Uma falha de comunicação pode causar atrasos desnecessários, frustração e negócios potencialmente perdidos. A boa notícia é que existem maneiras de superar barreiras de comunicação para manter seu negócio funcionando sem problemas.
O que são barreiras de comunicação nos negócios?
As barreiras de comunicação podem ser encontradas em todos os lugares nos negócios, desde o topo até a média gerência, passando pelos relacionamentos externos. As quebras de comunicação ocorrem na organização, como quando os membros da equipe estão isolados ou individualmente, quando uma pessoa interpreta ou ignora o que a outra está dizendo. Eles podem surgir de muitas distrações no trabalho ou falta de clareza sobre um projeto. Alguns exemplos de barreiras comuns de comunicação que você pode ver no seu negócio são:
- Distração. Se você não estiver presente em uma conversa, provavelmente resultará em falha de comunicação. Seja de múltiplas interrupções, multitarefa ou apressando-se para sua próxima reunião, distrair-se é uma barreira à comunicação que pode causar muitos problemas. É também um que é fácil de remediar se você aprender a se concentrar e estar presente no momento.
- Má administração. Quando os funcionários não gostam de seus gerentes ou não sentem que podem conversar abertamente com eles, os canais de comunicação são desativados rapidamente. Os gerentes que não dão feedback, não ouvem os problemas, não podem falar abertamente sobre negócios relevantes da empresa ou não fazem perguntas de sua equipe para criar barreiras à comunicação que não precisam existir.
- Falta de conversa. Claro, a melhor maneira de se comunicar é ter uma conversa. Hoje em dia, no entanto, as pessoas têm mais probabilidade de enviar mensagens de texto ou e-mail quando têm um problema para discutir. Este tipo de conversa unilateral conduz frequentemente a mal-entendidos e frustrações desnecessários, e pode ser uma perda de tempo. Uma questão que pode ser tratada em uma conversa direta, de 15 minutos, cara-a-cara, torna-se uma troca de palavras indutora de ansiedade que dura o dia todo e que não tem resolução.
- Barreiras físicas. Quando a gerência se isola em um andar diferente do edifício do resto da força de trabalho ou as equipes de trabalho são atribuídas a escritórios separados, são criadas barreiras físicas que levam a uma comunicação deficiente.
- Diferenças de personalidade. É provável que você tenha vários tipos de personalidades flutuando em seus negócios. Há também uma boa chance de que algumas dessas personalidades simplesmente não se misturem e tenham diferentes estilos de comunicação, o que leva a mal-entendidos, estereótipos e silêncio.
- Falta de clareza. Ao lidar com partes interessadas, clientes e funcionários, é importante ter políticas claras da empresa. Não fazê-lo muitas vezes cria confusão e frustração que leva as pessoas a não querer fazer negócios com você.
Se você dedicar algum tempo para avaliar seu local de trabalho e aprender como as pessoas se comunicam, você provavelmente encontrará esses e outros exemplos comuns de barreiras à comunicação. Alguns podem ser resolvidos mais rapidamente do que outros, mas todos exigem participação voluntária e boas habilidades de comunicação de sua equipe.
Exemplos de Barreiras de Comunicação
Nem todas as barreiras à comunicação são óbvias. Pode parecer que você está conversando e sendo produtivo, mas é só depois que você percebe que nada realmente foi realizado. Veja como uma reunião de equipe com um gerente pode estar repleta de barreiras de comunicação:
A equipe se reúne às 10:00 da manhã com o gerente para passar por um evento de networking. Os membros da equipe chegam prontamente, mas o gerente está tendo uma conversa telefônica. Todo mundo senta desajeitadamente na sala, sem saber quando a conversa vai terminar e quando a reunião vai realmente começar.
Dez minutos depois, o gerente concentra sua atenção nas pessoas da sala e pede uma agenda para a reunião. Ninguém tem um, então alguém tenta rapidamente escrever um. Enquanto isso, o gerente se distrai com outro telefonema, que exige que ele saia do escritório em 15 minutos para se encontrar com alguém externo. Isso resulta em uma reunião às pressas em que as pessoas não fazem muitas perguntas porque querem cobrir o máximo de material possível no tempo agora limitado.
Quando a reunião termina e todos estão de volta aos seus escritórios, a equipe pode perceber algumas coisas: eles não cobriram alguns itens importantes que precisavam ser discutidos, eles se sentiram apressados e ignorados pelo gerente enquanto tentavam discutir o que eles cobriram e eles não estão mais adiantados em seu planejamento para o próximo evento de networking do que estavam antes da reunião. Barreiras à comunicação resultaram em perda de tempo e falta de produtividade para todos os envolvidos.
Outras barreiras à comunicação são flagrantes, como o membro da equipe que continua perdendo seu prazo de atribuição sem lhe dar uma razão ou o gerente que sintoniza e toca com o telefone toda vez que você tenta conversar. Pode ser uma burocracia organizacional que impeça que novas idéias realmente se concretizem ou a falta de socialização intra-escritórios entre trabalhadores de diferentes níveis nos negócios.
Problemas de Comunicações Externas
Se você está em uma empresa que atende aos clientes, as comunicações externas são tão importantes quanto. Por exemplo, se você não anunciar claramente a duração dos preços de venda, poderá acabar com clientes irados insistindo que pagam apenas o preço de venda um mês depois. Se você fornecer informações de atendimento ao cliente em seu site, mas não houver uma maneira direta de entrar em contato com o departamento de atendimento ao cliente, poderá receber reclamações públicas em suas páginas de mídia social, em vez de uma queixa que poderia ter sido tratada com rapidez e privacidade.
Não importa se as barreiras à comunicação são óbvias ou sutis, elas não fazem nada para ajudar um negócio a ter sucesso. Na verdade, eles podem acabar causando muito mais problemas do que você imagina.
Quedas de barreiras de comunicação
Você pode achar que não precisa gastar tempo trabalhando em comunicação em sua empresa, mas há muitas consequências em ignorar problemas de comunicação. Barreiras à comunicação levam a funcionários frustrados e clientes que não se sentem ouvidos. Quando isso acontece, a equipe se torna menos motivada, levando a uma falta de produtividade, criatividade e inovação. A falta de comunicação efetiva com clientes e clientes pode até levar a perda de negócios.
Se os funcionários não acham que o que eles dizem é importante ou tem algum impacto, eles podem parar de falar completamente e não se comunicar quando algo está errado ou quando um prazo final será perdido. Isso resulta em ineficiências, erros e uma cultura da empresa que estimula o isolamento em vez do trabalho em equipe.
Quando as pessoas não se sentem como se tivessem canais abertos para se comunicar, muitas pessoas desistem e apenas realizam os movimentos em seu trabalho. Provavelmente, isso não é o que você quer que aconteça na sua empresa. Por isso, é necessário priorizar a boa comunicação entre sua equipe e, externamente, com clientes, fornecedores e clientes.
Como superar as barreiras de comunicação
A melhor maneira de superar as barreiras de comunicação é preveni-las em primeiro lugar. Isso é feito definindo uma política claramente definida para o seu negócio que incentiva a comunicação. Pode ser tão simples quanto definir uma reunião matinal curta para abordar questões e projetos, ou uma hierarquia mais complexa, que define com quem falar quando ocorre um problema. Desta forma, todos sabem que têm uma chance de serem ouvidos.
Esta política de comunicação deve ser escrita e revisada com todas as novas contratações, bem como revisada e atualizada regularmente para refletir a tecnologia atual e as práticas da empresa. Se necessário, o treinamento em habilidades de comunicação e suas políticas de comunicação específicas podem ser úteis, especialmente para aqueles que não são os melhores comunicadores.
Mesmo quando as pessoas sabem que têm uma saída para serem ouvidas, ainda é importante que os funcionários participem ativamente na melhoria da comunicação em toda a empresa. Incentive sua equipe a:
- Fale pessoalmente. Quando possível, converse pessoalmente. Dessa forma, não há confusão sobre tom ou significado. Se houver, pode ser imediatamente resolvido, eliminando frustrações e falta de comunicação. Incentive os funcionários a atender o telefone e conversar se eles não puderem se encontrar pessoalmente, especialmente se o problema for complicado. Use somente e-mail e texto quando for um último recurso ou para uma pergunta rápida.
- Limitar distrações. Conversas exigem tanto falar quanto ouvir. Certifique-se de que você está realmente ouvindo, limitando as interrupções, colocando o telefone no gancho e concentrando-se no que a outra pessoa está dizendo. Isso ajudará a superar as barreiras de comunicação e fará com que a outra pessoa se sinta ouvida e valorizada. As distrações devem ser limitadas, seja pessoalmente ou por telefone.
- Tem uma política de portas abertas. Incentive uma política de portas abertas para que as pessoas saibam que podem conversar com gerentes ou outras equipes a qualquer momento que precisarem. Essa política deve se estender às partes interessadas e clientes, que devem sentir que podem alcançar uma pessoa apropriada em sua empresa sempre que tiverem um problema ou preocupação.
- Crie oportunidades sociais. As pessoas são mais propensas a se envolver com pessoas que conhecem. Criar oportunidades sociais em sua empresa e eventos de rede para clientes externos pode ajudar as pessoas a se conhecerem e abrirem as linhas de comunicação. Uma vez que as pessoas tenham se encontrado e conversado, elas provavelmente se sentirão mais à vontade para conversar no futuro.
- Mantenha simples. Outra barreira comum à comunicação é tentar causar uma boa impressão. Seja você mesmo. Deixe o jargão ou o vocabulário formal em troca de histórias pessoais e linguagem clara e concisa. Seja simpático, caloroso e genuíno. Se for um relacionamento profissional, mantenha seus limites e permaneça sensível ao problema em questão.
- Seja afirmando. É importante reconhecer as experiências de outras pessoas e responder de acordo. Preste atenção para a linguagem corporal e emoções, bem como ouvir as palavras que estão sendo trocadas. Seja respeitoso com as informações que você recebe e quaisquer sentimentos que surjam. Faça perguntas, seja positivo e forneça feedback útil e de apoio quando puder.
- Considere a cultura. Esteja atento a expressões, gestos e crenças religiosas e políticas associadas a diferentes culturas à medida que você conversa para que sua mensagem não seja mal interpretada. Também é importante verificar quaisquer generalizações e estereótipos sobre grupos culturais antes de tirar conclusões precipitadas. Como as pessoas pensam, reagem e vêem o mundo pode variar muito por causa da cultura.
- Prioritizar. Concentre-se apenas nas informações que deseja transmitir, em vez de fazer um despejo de informações. Muita informação de uma vez pode levar o ouvinte a ficar sobrecarregado, resultando em inação. Ao apresentar apenas informações relevantes, você comunica com mais clareza o que é importante e o que o destinatário precisa fazer.
- Corrija sua linguagem corporal. A comunicação não vem apenas de palavras. Também vem do seu corpo. Como você se senta e se move quando conversa com alguém, muitas vezes diz muito mais do que as palavras podem dizer. Fazer contato visual e usar gestos não-verbais adequados são muito importantes. Evite ficar irritado, estressado ou distraído para evitar que alguém queira falar com você.
Com algumas políticas, treinamento e prática claramente definidos, você pode impedir que as barreiras de comunicação diminuam seu negócio, o que aumentará a eficiência.
