O Google Docs é uma poderosa ferramenta de compartilhamento de arquivos que as empresas podem usar para publicar agendas de trabalho. Você pode fazer isso criando a programação diretamente no Google Docs. Quando você publica regularmente um cronograma de trabalho do funcionário, você evita a falta de comunicação que pode levar a desvios descobertos por funcionários que não perceberam que estavam programados para trabalhar.
Use modelos de agendamento de trabalho gratuito
O Google Docs mantém uma enorme biblioteca de modelos gratuitos e prontos para uso. Para acessar um modelo, abra um novo documento do Google Docs e pesquise modelos com as palavras "horário de trabalho". A maioria dos horários de trabalho dos funcionários usa um formato de semana para semana porque os empregadores publicam semanalmente. Se nenhum modelo atender às necessidades de agendamento, crie um agendamento personalizado em outro programa.
Criar um agendamento personalizado
Como o Google Docs, o Planilhas Google tem modelos que os gerentes podem personalizar. Encontre-as no Planilhas, no menu Galeria de modelos. Basta escolher Agendar na lista e personalizar os campos substituindo os dados do modelo por datas agendadas e nomes de funcionários. Exclua as linhas e colunas desnecessárias.
Crie uma programação do zero, abrindo um novo arquivo. Clique em Iniciar uma Nova Planilha na página principal e use o cabeçalho para intitular o documento como "Agendamento Semanal" ou outro nome desejado. Use a primeira linha para definir as datas que a programação cobre.
Em seguida, crie um gráfico no qual os cabeçalhos das colunas horizontais listam os dias da semana e as linhas listam os horários das mudanças. Insira os nomes dos funcionários nas caixas de mudança correspondentes. Salve o arquivo no Google Docs com um nome de arquivo apropriado.
Gerenciar permissões de funcionários
Os empregadores querem que os funcionários leiam o cronograma e, talvez, baixem um arquivo para salvar em computadores ou dispositivos pessoais. No entanto, os funcionários não devem poder editar o cronograma. Por padrão, o Google Docs permite que os funcionários leiam e baixem arquivos compartilhados com eles.
Compartilhe arquivos clicando no ícone com a silhueta de uma pessoa e o sinal de adição que representa "Compartilhar". Digite os endereços de e-mail dos funcionários com os quais você deseja compartilhar o arquivo. Verifique as permissões antes de enviar o link de email para garantir que o documento seja somente leitura.
Para permissões, escolha "pode visualizar" em vez de "pode editar" e, em seguida, selecione o botão Compartilhar para publicar a programação para os funcionários. Os funcionários recebem um e-mail informando que uma nova programação foi publicada. O email inclui um link para o agendamento.
Definir horários regulares
Manter um modelo do cronograma facilita o agendamento semanal. Defina um dia e horário padrão para publicar o agendamento e compartilhá-lo com todos os funcionários por e-mail ao mesmo tempo.
Nomeie os arquivos de agendamento de maneira fácil de encontrar, como "Agenda de turno de 15 de janeiro". Isso reduz a confusão e permite que os funcionários notem as discrepâncias ou problemas de agendamento rapidamente. Crie políticas da empresa exigindo que os funcionários forneçam o aviso desejado para alterações na programação.
