Você provavelmente não terá dificuldade em imaginar este cenário: você recebe um convite para uma conferência de prestígio na qual você terá muitas oportunidades de fazer contatos e expandir os negócios da sua empresa. No entanto, você agora enfrenta o obstáculo de persuadir seu chefe a permitir que você participe. Justificar as despesas pode provocar gemidos de tristeza, mas a organização e a preparação ajudarão você a alcançar seu objetivo.
Elabore um argumento convincente que convença seus superiores da necessidade da despesa em questão. Convença seus chefes de que você precisa gastar esse dinheiro nesse objeto ou serviço específico. Prove que essa despesa levará a um alto retorno do investimento. Apresente o máximo possível de documentação de apoio para obter seu ponto de vista.
Calcule o custo exato dessa despesa e apresente a soma aos seus chefes. Seus cálculos irão tranquilizar suas mentes, demonstrando que você considerou isso completamente e não planeja desperdiçar dinheiro. Apresentar o custo antecipado da despesa também pode aliviar os temores de que o gasto planejado será escandaloso. Se você também puder determinar a despesa de não gastar o dinheiro no item ou serviço, elabore esses números para indicar seu ponto.
Preencha todos os formulários de despesas por instruções. A maioria das organizações tem um sistema formal para enviar justificativas de despesas. O departamento de contabilidade provavelmente exigirá que você preencha um formulário que justifique o custo da compra. Lembre-se de não negligenciar nenhum campo do documento, pois esquecer de incluir um detalhe pode causar problemas para você mais tarde.
Envie documentação de tudo relacionado à despesa. Os gerentes querem ver exatamente onde o dinheiro vai; fornecendo uma trilha de papel, você os ajudará a entender por que você precisava comprar esse item ou serviço em particular. Inclua todos os recibos ou documentos relevantes para a despesa, para que ninguém possa acusá-lo de apropriação indébita.
