Gerar e enviar faturas pode ser um processo demorado. Ainda assim, não é um processo que deve ser ignorado ou ignorado. Uma fatura corretamente projetada ajuda uma empresa a receber o pagamento e fornece proteção legal para ambas as partes. Se você já foi auditado pelo Internal Revenue Service, seu sistema de faturamento pode substanciar sua renda reportada.
Fundamentos da fatura
Quando um fornecedor quer ser pago por bens ou serviços, ele envia uma fatura. Uma fatura é um documento que detalha os componentes financeiros de uma transação comercial. Uma fatura inclui o nome e as informações de contato do comprador e do vendedor, uma descrição dos serviços ou bens prestados, o custo por item e o valor total devido. Normalmente, as faturas também incluem uma data de vencimento do pagamento, um número de fatura e um método de pagamento preferencial.
Sendo pago
As faturas ajudam a empresa a receber o pagamento integral e a ser paga a tempo. Pode ser difícil receber o pagamento sem uma fatura adequada. As empresas geralmente exigem o recebimento de uma fatura detalhada antes de desembolsar os pagamentos. As condições de pagamento podem ajudar uma empresa a coletar contas a receber rapidamente. Por exemplo, uma empresa pode dizer que o pagamento é devido após o recebimento, dentro de 30 dias do recebimento ou 60 dias de recebimento. A inclusão de uma política de taxa atrasada em uma fatura - por exemplo, que pagamentos atrasados estão sujeitos a uma taxa de US $ 20 - também pode ajudar a garantir o pagamento imediato.
Estabelecimento de direitos legais
As faturas fornecem evidências de que produtos e serviços são entregues e estabelecem o direito de pagamento de uma empresa. No caso de um cliente não pagar, uma empresa pode usar contratos e faturas para demonstrar legalmente a um tribunal que é devido o pagamento. Da mesma forma, a empresa pode manter cópias de faturas e valores pagos a contratados e fornecedores para estabelecer que concluiu sua obrigação contratual de pagamento.
Evidência de auditoria
Mesmo se você fizer tudo certo, há sempre a possibilidade de sua empresa poder ser auditada pelo IRS. Durante uma auditoria, o IRS quer garantir que você tenha informado corretamente todas as receitas que recebeu durante o ano. Se você tem um sistema organizado de faturas numeradas seqüencialmente, o IRS tem mais confiança de que você relatou a receita completa e corretamente. Se as faturas são erráticas ou inexistentes, o ônus da prova está em você para mostrar que você não está escondendo nenhuma renda.
