Enquanto a Era Digital cria menos papel, a demanda por armazenamento eletrônico cresce. Diretrizes estabelecidas pela equipe de gerenciamento de informações de uma organização para criar, acessar, armazenar e eventualmente destruir registros ditam os termos do ciclo de vida dos registros eletrônicos. O ciclo de vida dos registros eletrônicos inclui criação, uso, armazenamento e disposição para a maioria dos negócios e entidades governamentais. Algumas organizações arquivam determinados registros considerados inestimáveis, como a última fase do ciclo de vida quando não são destruídos.
Criação
Um dos maiores desafios para qualquer sistema de gerenciamento eletrônico é documentar a originação de novos registros de maneira lógica e consistente para uso, recuperação e armazenamento futuros. O que constitui um registro é estabelecido pelo manual de políticas da organização, que é escrito com os estatutos federais e estaduais em mente. Se corretamente identificado no começo do ciclo de vida, um registro é facilmente acessível até que a utilidade do registro expire e seja destruído. Dependendo da organização, alguns registros são criados automaticamente pelo sistema quando determinados dados são inseridos no computador. Outros sistemas exigem que um indivíduo crie um registro manualmente.
Usar
Uma vez que um registro é criado eletronicamente, ele é normalmente distribuído e usado como uma ferramenta de informação para fins comerciais ou governamentais. Por esse motivo, os registros são armazenados em um repositório para facilitar o acesso. Enquanto ativa, a maioria dos registros é armazenada, mas acessada por meio de um banco de dados com informações de identificação que identificam o registro.
Armazenamento e Manutenção
Depois que um arquivo é usado e não é mais necessário regularmente, um registro geralmente é armazenado como inativo. Os registros devem ser armazenados para acesso antes de serem destruídos de acordo com as regras declaradas como política organizacional. Parte da razão para tal ênfase no armazenamento adequado está relacionada a questões de privacidade. A política organizacional prudente aborda a segurança como uma parte importante da manutenção de registros responsável.
Disposição
Os registros devem estar acessíveis por um certo número de anos para cumprir as leis federais e estaduais. A maioria das políticas organizacionais sobre retenção e disposição de registros usa os estatutos federais e estaduais como requisitos mínimos para a retenção de registros. As empresas mantêm registros para fins de litígio, no caso de serem forçados a defender certas ações comerciais tomadas no passado. Como os registros são descartados é de importância crítica. Como os arquivos eletrônicos podem ser restaurados em mãos experientes, é fundamental que os arquivos eletrônicos sejam apagados sem a possibilidade de recuperar as informações.
