As demonstrações financeiras de uma empresa incluem a demonstração de resultados, o balanço e a demonstração do fluxo de caixa. A demonstração de resultados resume as receitas, despesas e lucros em um período contábil. O balanço patrimonial lista os ativos, passivos e patrimônio líquido, e a demonstração do fluxo de caixa resume as entradas e saídas de caixa. As demonstrações financeiras precisas são importantes porque a administração, investidores, credores e auditores externos dependem de informações confiáveis e completas para avaliar a saúde financeira e o desempenho das empresas. A precisão começa com entradas de diário e termina com o executivo-chefe certificando a confiabilidade das informações.
Garantir a precisão do processo de entrada de dados, que envolve entradas de diário de transações financeiras e o lançamento de lançamentos no diário. Se os profissionais de entrada de dados estiverem cometendo erros matemáticos ou inserindo os dados nas contas erradas, até mesmo um pacote de contabilidade sofisticado não o detectará. Treinamento e monitoramento aleatório são duas maneiras de garantir o controle de qualidade no processo de entrada de dados. Em novembro de 2010, o auditor independente Mike Bosma recomendou que você fornecesse aos funcionários de entrada de dados um gráfico impresso das contas da empresa para usar como referência, de modo a inserir os dados nas contas corretas.
Reconcilie seus registros contábeis com registros externos, como extratos bancários, faturas de fornecedores, extratos de cartão de crédito e outros documentos. Os números devem coincidir. Por exemplo, o saldo em dinheiro no seu balanço deve coincidir com o saldo final no seu extrato bancário. Da mesma forma, o saldo do passivo de longo prazo deve corresponder aos saldos totais em hipotecas e outros documentos de empréstimo de longo prazo.
Verifique se há erros óbvios no balanço. Em uma nota de orientação publicada em seu site, o Centro de Desenvolvimento de Pequenos Negócios de Illinois da Universidade Estadual de Illinois recomenda que os proprietários de pequenas empresas procurem erros óbvios no balanço patrimonial, como um saldo em caixa negativo.
Revise a demonstração de resultados para possíveis erros. O custo das mercadorias vendidas não deve ser o mesmo todo mês, porque sua composição de vendas pode variar a cada mês. Se você tiver ativos fixos, deve haver uma entrada para despesas de depreciação. Verifique se você efetuou as entradas de ajuste para despesas acumuladas, mas não pagas, como despesas de juros e despesas com salários.
Verifique se você fez ajustes para despesas não monetárias na demonstração dos fluxos de caixa. A diferença no saldo líquido de caixa entre os períodos anterior e atual deve corresponder à alteração em seus extratos bancários, supondo que os recursos do empréstimo passem pelas contas bancárias de sua empresa.
Acompanhe seu contabilista, gerente da loja ou o supervisor do armazém se detectar anomalias. Por exemplo, um saldo de estoque acima do normal pode ser o resultado de muitos itens obsoletos ou descontinuados em estoque. Um alto valor de retorno de vendas pode indicar um problema de controle de qualidade em sua fábrica ou nas instalações de seu fornecedor.
