O reembolso de milhas na Califórnia é regido tanto pelo Código do Trabalho, Seção 2802, como pelo Código de Regulamentos da Califórnia, Título 8, Seção 13700-13702. Se um empregador da Califórnia exigir que um funcionário dirija em negócios oficiais da empresa, ele deve fornecer ao funcionário um veículo, para o qual todas as despesas são cobertas, ou reembolsar o funcionário pelo custo de dirigir. A lei da Califórnia oferece alguma flexibilidade aos empregadores para determinar exatamente como reembolsar os funcionários por quilometragem e despesas relacionadas à direção.
Reembolso Básico de Milhas
Segundo a lei da Califórnia, o reembolso de milhas é definido como o valor pago aos funcionários por todos os "custos necessários incorridos na operação de veículos fornecidos pelo funcionário para o trabalho". O reembolso de milhas não se limita aos custos do gás, mas deve compensar o funcionário por fatores adicionais, como depreciação do veículo, reparos e despesas de seguro. O deslocamento regular do funcionário não é compensável, a menos que o empregador imponha restrições ao funcionário durante o deslocamento, exija que o funcionário esteja disponível para o trabalho ou o instrua a realizar o trabalho durante a viagem. A lei da Califórnia exige que o empregador mantenha registros diários de milhagem reembolsável e também determina que os pagamentos de reembolso devem ser feitos até o final do mês seguinte ao mês em que a condução ocorreu ou quando o funcionário enviou a solicitação. Em Gattuso v. Harte-Hanks Shoppers, Inc (2007) o tribunal descobriu que há três maneiras aceitáveis que um empregador da Califórnia pode reembolsar as despesas de milhagem - o método de "despesa real", o método de "reembolso de milhagem" e a quantia total "método.
Método 'Despesa Real'
No método de despesas reais, os funcionários devem enviar registros detalhados de despesas ao empregador. Esses registros compreenderiam as despesas reais de cada um dos componentes reembolsáveis da operação de um veículo e precisariam incluir despesas rateadas, como pneus, óleo, seguro e depreciação. O empregado precisaria calcular a parte do tempo total de condução que estava relacionado ao trabalho e usar essa porcentagem para calcular os valores rateados. O empregado também forneceria custos de gás. Embora esse método seja provavelmente o mais preciso, ele exige relatórios detalhados do funcionário e uma verificação de fatos demorada pelo empregador.
Método de 'Reembolso de Milhas'
Para diminuir um pouco a carga dos relatórios, mas ainda fornecer reembolso equitativo aos funcionários, os empregadores podem usar o método de reembolso de milhagem. Este método prevê um reembolso mensal de despesas com base na taxa de reembolso de milhagem do Internal Revenue Service, que o Departamento de Normas Trabalhistas da Califórnia aplicou, que é uma taxa de reembolso razoável para todas as despesas incorridas na condução. Se os empregados ou o empregador discordar de que a taxa é aceitável, o pagamento pode diferir da taxa do IRS - mas o ônus recai sobre a parte reclamante para provar por que isso deveria ser o caso. Sob o método de reembolso de milhas, os registros de cada milha percorrida e a data em que a condução ocorreu ainda devem ser mantidos.
Método 'Lump Sum'
O método do reembolso total permite que o empregador indemnize os funcionários pelas despesas de direção, aumentando sua remuneração total. Esse pode ser um pagamento específico - geralmente chamado de "subsídio automático" - ou um aumento na remuneração base. Se o empregador aumenta a base ou comissão, é da responsabilidade do empregador para identificar o montante da compensação que se destina a reembolsar o empregado para despesas de veículo. A opção de quantia fixa pode ser adequada quando os funcionários freqüentemente fazem as mesmas viagens por motivos relacionados ao trabalho.
