Feito corretamente, os pagamentos de reembolso de milhagem podem ser uma dedução fiscal para empresas e excluídos do rendimento tributável do empregado. No entanto, para receber este tratamento fiscal favorável, as empresas e os funcionários devem cumprir algumas diretrizes do Internal Revenue Service. Os funcionários que não forem reembolsados integralmente pelas despesas de milhagem poderão deduzir a parte não-reembolsada como uma dedução diversa.
Planos de Reembolso de Milhas Dedutíveis
Os empregadores não são legalmente obrigados a reembolsar as despesas de milhagem incorridas pelos empregados. No entanto, muitos optam por fazê-lo porque a despesa comercial é dedutível para fins fiscais. Para que uma empresa reivindique a milhagem como uma dedução fiscal, ela deve manter a documentação de todas as despesas que ela reembolsa para fins de direção. Por exemplo, um funcionário que deseja o reembolso do gás comprado em uma viagem de negócios deve fornecer o recibo do gás para receber um reembolso. Além disso, os funcionários não podem ser reembolsados por milhas conduzidas como parte de seu deslocamento normal para o trabalho.
Planos de taxa de milhagem padrão do IRS
Para simplificar o processo de manutenção de registros, o IRS permite que as empresas reembolsem os funcionários com base em uma taxa de milhagem padrão. Essa taxa é projetada para contabilizar o custo médio do gás, manutenção, reparos, licenças, seguro de carro, registro e depreciação por milha. A taxa de quilometragem padrão foi de 56 centavos por milha a partir do ano fiscal de 2014, mas é atualizada periodicamente. De acordo com esse plano de reembolso de milhas, o funcionário só precisa manter um registro da atividade de dirigir e anotar o objetivo comercial de cada viagem.
Tributação de Pagamentos de Reembolso de Milhas
Desde que a empresa tenha um plano responsável, o funcionário não precisa relatar nenhum reembolso de milhagem como receita. Para ser um plano responsável, o funcionário deve verificar se a despesa está relacionada aos negócios, repassar as despesas em um período de tempo razoável e devolver os reembolsos em excesso recebidos. Se o plano do empregador não atender a esses padrões, é um plano irresponsável e os reembolsos são tributáveis. Nessa situação, os reembolsos são informados junto com outros salários no W-2 anual do funcionário.
Deduções Fiscais para Funcionários
Se o seu empregador não lhe reembolsar integralmente as despesas de milhagem, você poderá deduzir a parte não-reembolsada como uma dedução detalhada. Despesas de empregado não reembolsadas são registradas como despesas de negócios do empregado no Formulário 2106. Para calcular a despesa, você pode somar todas as despesas relacionadas ao veículo incorridas para o trabalho ou você pode usar a taxa de milhagem padrão do IRS. Certifique-se de excluir quaisquer milhas acionadas como parte do seu trajeto normal de trabalho. Diversas deduções detalhadas, como as despesas comerciais dos funcionários, só são dedutíveis depois que excederem 2% da receita bruta ajustada.
Outras despesas de milhagem
Juntamente com a despesa de quilometragem não reembolsada para viagens de negócios, os contribuintes também podem deduzir milhas conduzidas para visitas médicas, mudança e milhas dirigidas para uma organização de caridade. O IRS permite aos contribuintes uma dedução de milhagem padrão de 23,5 centavos por milha para visitas médicas e mudança e 14 centavos por milha para organizações de caridade. Os contribuintes podem deduzir a milhagem médica como despesa médica no Anexo A. As milhas conduzidas para caridade podem ser incluídas em deduções de caridade, que também aparecem no Anexo A. A milhagem em movimento é deduzida no Formulário 3903.
