Uma Solicitação de Proposta (RFP) é um documento no qual você solicita que os contratados façam lances no trabalho que você deseja executar. Ele descreve os detalhes das tarefas, qualificações exigidas, termos do contrato, prazo de envio e instruções sobre como responder. Normalmente, você envia uma carta de intenções algumas semanas antes da proposta de resposta real para a RFP. Isso dá ao emissor de RFP uma ideia de quantas respostas esperar. Embora você possa encontrar modelos de RFP e carta de intenções de qualidade on-line, é aconselhável primeiro explorar exemplos de como você deve responder e o que incluir ou omitir.
Decifrar os detalhes
Antes de responder a uma RFP, leia-a completamente. Por fim, sua proposta de resposta deve incluir detalhes sobre como você produzirá resultados que atendam aos requisitos. Seja cauteloso se os requisitos de RFP não indicarem claramente as funções desejadas ou se forem ambíguos de alguma forma. Você não quer se encontrar deficiente em atender aos requisitos no final do projeto. Procure métricas que definam como sua conformidade será medida. Avalie as penalidades pelo descumprimento e avalie o risco. Entenda como qualquer contrato resultante seria documentado, monitorado e gerenciado para garantir o cumprimento do contrato. Se o emissor estiver aberto a perguntas, entre em contato para resolver algo que seja vago. Então, você pode enviar sua carta de intenções com confiança.
Exemplo básico e esboço de uma carta de intenções de RFP
Depois de decidir responder, envie imediatamente uma carta de intenção de RFP para a empresa emissora da RFP informando que você planeja enviar uma proposta. Isso garante que você receberá atualizações ou alterações na RFP original. Não responda com uma carta manuscrita ou use o email, a menos que seja explicitamente instruído a fazê-lo. Comece sua carta indicando por que você está interessado. Reconheça o prazo. Inclua suas informações de contato. Como exemplo do corpo da sua carta, pode ser tão simples como:
“Gostaríamos de indicar nosso interesse na Solicitação de Proposta (RFP) referenciada e sermos notificados sobre quaisquer atualizações antes de enviarmos a data solicitada.”
Você pode, claro, incluir mais detalhes. Evite fazer perguntas esclarecedoras, o que pode tornar sua intenção ambígua.
Que tal um tempo para negociar?
As negociações de preço geralmente começam mais tarde, como no estágio de lance inicial, se você fizer a lista de finalistas. No entanto, você pode optar por incluir um ou dois parágrafos na carta de intenção, delineando as necessidades de financiamento do projeto. Mas esteja ciente de que trazer questões financeiras cedo demais no processo pode afetar sua chance de obter um contrato.
Envie-o com segurança
Você quer garantir que sua carta chegue; enviá-lo via correio certificado para que você receba um recibo com registro de entrega. (Este serviço postal dos Estados Unidos oferece este serviço por uma taxa baixa; consulte o site para obter os preços atuais.) Você também pode acompanhar as informações de entrega on-line. Você deve então estar pronto para escrever sua proposta atual para definir os direitos e obrigações contratuais.
