Uma carta é um documento formal elaborado por um clube, grupo, empresa ou entidade que concede privilégios, direitos e poderes àqueles listados no documento. Exemplos são cartas que são elaboradas para equipes esportivas, câmaras municipais e até mesmo para as Nações Unidas. Estabelecer uma carta significa estabelecê-la ou criá-la. Embora possa levar algum tempo para redigir, uma carta pode fornecer orientação e proteção a uma entidade, delineando o objetivo, as metas e os requisitos de associação do grupo.
Determine o propósito da organização ou entidade. Qual é a razão pela qual existe? Por que foi estabelecido? Por exemplo, se você estiver formando um grupo de escritores, os membros estarão criticando o trabalho uns dos outros? Haverá prazos para todos aderirem, para que as metas de redação sejam cumpridas? Escreva esta descrição detalhadamente, para que não haja dúvidas sobre o objetivo do grupo.
Explique a hierarquia de liderança da entidade. Quem vai estar no comando? Em muitos grupos, há um presidente, vice-presidente, secretário e tesoureiro. Se você não quiser esse formato, quem será responsável pela execução das reuniões para garantir que ninguém domine a conversa? Embora isso possa ser individual, também pode ser feito por um comitê dentro do grupo. E como a adesão será determinada - por voto, pedido ou nomeação? Comprove esses itens para o papel, também, para se referir a mais tarde.
Liste os objetivos do grupo, com etapas claras sobre como essas metas serão atingidas. Por exemplo, se a organização for um grupo investidor, não diga simplesmente "faça um milhão de dólares". Embora esse possa ser o objetivo do grupo, explique como isso será alcançado em etapas mensuráveis.
Descrever os requisitos de adesão, como idade, educação ou experiência. Embora organizações privadas e grupos tenham o direito de escolher a associação com base em suas próprias regras, apenas esteja ciente de que a carta pode ser legalmente questionada se a associação for considerada discriminatória. Por exemplo, se for recusada a entrada de pessoas no grupo com base em preferências raciais ou de gênero, elas podem ter motivos legais para processar.
Digite uma cópia formal da carta. Peça a todos os líderes atuais que leiam a carta e assinem uma cópia, mostrando que ela foi formalmente aceita. Exiba uma cópia do contrato onde outros membros possam vê-lo facilmente durante as reuniões ou forneça uma cópia aos novos membros para seus registros.
