O razão geral é onde todas as informações e registros do sistema contábil de uma empresa se reúnem e onde todas as transações são postadas. É também onde as informações das demonstrações contábeis (balanço patrimonial, demonstração de resultados e demonstração dos fluxos de caixa) são extraídas. O razão geral deve ser mantido em equilíbrio e atualizado para que os registros contábeis sejam completos e precisos.
Determine se o razão geral está em equilíbrio. Periodicamente, geralmente mensalmente, os livros de uma empresa serão balanceados e fechados. Isso significa que quaisquer entradas de ajuste necessárias são feitas para equilibrar o razão geral. As demonstrações financeiras são retiradas do razão geral. Lançamentos de encerramento são feitos para estabelecer os saldos iniciais para o próximo período - ou seja, atualizar o razão geral. As entradas de encerramento não devem ser feitas até que o Razão esteja em equilíbrio para o período atual. Se os saldos iniciais estiverem incorretos para períodos subseqüentes, eles continuarão sendo assim para todos os períodos subsequentes até que os ajustes corretos sejam feitos.
Execute um relatório de balancete mostrando os saldos iniciais e os saldos finais. Se os totais do saldo inicial não forem iguais a zero, execute o relatório de balancete novamente.O período em que o início se equilibra igual a zero é quando o problema de desbalanceamento ocorre primeiro.
Usando o intervalo de datas em questão, imprima o relatório da fonte de detalhes do razão geral para todos os diários e lotes.
Revise o relatório de origem de detalhes do razão geral e identifique quaisquer entradas que não sejam frente e verso. Quando você encontrar uma entrada que não seja frente e verso, será necessário consultar a impressão original do registro para identificar qual parte da entrada está faltando.
Uma entrada unilateral será necessária para inserir a parte ausente da entrada. Para fazer uma entrada unilateral, você provavelmente precisará de direitos de supervisão para o sistema.
Para fazer a entrada de ajuste no diário geral, insira o diário original, o número do lote e a data de lançamento do registro. Nos campos de entrada de dados, insira apenas as contas e os dados que estão faltando. Quando essas entradas estiverem concluídas, imprima o diário geral e atualize.
Confirme que você não está mais fora de equilíbrio. Compare os saldos finais do relatório de avaliação desse período.
Repita todo o processo para cada período subseqüente até atingir o período atual e não ficar mais desequilibrado. De agora em diante, você só precisa trabalhar com o período atual, desde que você tenha corrigido todos os períodos anteriores e não feche os livros sem primeiro equilibrar o razão geral.
Deve-se notar que o razão geral pode balancear e ainda estar incorreto, isso acontece quando os débitos são iguais aos créditos, mas os lançamentos foram feitos para as contas erradas.
