Como gerente de projeto, quando o projeto terminar, você precisa garantir que o resultado do projeto atenda às expectativas. Em seguida, você precisará preencher alguns documentos finais e encerrar o projeto. Procedimentos típicos incluem obter aprovações, transferir propriedade e liberar um produto para produção. Normalmente, você conclui um projeto como concluído, realizando testes para garantir que a equipe concluiu o trabalho e atualizou os relatórios de status para indicar a conclusão.
Realize testes de aceitação. Os métodos de aceitação informais incluem concluir uma instalação ou um evento. Os métodos formais de aceitação incluem o teste do usuário em relação aos critérios estabelecidos no início da fase de planejamento do projeto. Por exemplo, os projetos de desenvolvimento de aplicativos de software normalmente incluem testes funcionais, de sistema e de usuário para provar que o produto funciona conforme o esperado. Se os usuários descobrirem que o produto não atende às suas necessidades, eles rejeitam a entrega e as revisões devem ser feitas antes que a conclusão do projeto possa ocorrer.
Crie um documento de assinatura. Este contrato de aceitação lista os critérios de sucesso do projeto. Por exemplo, crie uma lista de verificação para testar um sistema de relatórios projetado para permitir a gravação do tempo gasto no trabalho voluntário dos funcionários. Os usuários devem confirmar que podem usar um formulário baseado na intranet para enviar e revisar somente seus horários em atividades selecionadas. Os gerentes só devem poder revisar as submissões de funcionários sob sua supervisão. O aplicativo deve enviar um email para o gerente e para o funcionário para notificá-lo sobre o envio. Os funcionários devem poder solicitar que atividades adicionais sejam adicionadas ao formulário de inscrição.
Obter a aprovação final do projeto de clientes, patrocinadores e partes interessadas. Essas pessoas podem assinar cópias em papel do contrato de aceitação ou usar modelos ou formulários on-line, como os fornecidos pelo site do Microsoft Office. Por exemplo, use um formulário do InfoPath para exibir visualmente o status do projeto usando formatação condicional que mostre e oculte imagens com base no status do projeto.
Dicas
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Em vez de um procedimento de aprovação baseado em papel, envie uma mensagem de e-mail. Por exemplo, usando o Microsoft Outlook, pressione as teclas “CTRL / N” para criar uma nova mensagem. No menu "Opções", clique no botão de alternância "Usar botões de votação". Selecione a opção “Aprovar; Rejeitar”. No campo "Assunto:", digite uma breve descrição do projeto no qual você deseja que o destinatário do email efetue o logon. Você pode inserir texto, gráficos ou documentos adicionais. Clique no botão "Enviar". Seus destinatários recebem uma mensagem de e-mail com a diretiva para "Votar clicando em Votar no grupo Responder acima". Clique no botão "Rastreamento" na sua mensagem original para ver quem aprovou e quem rejeitou.
