Reuniões de negócios exigem agendamento, organização, liderança, manutenção de registros e acompanhamento. A forma como o seu projeto prossegue dependerá da tomada de decisão e da ação que fluirá do esforço colaborativo possibilitado pela reunião.
Itens que você precisará
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Agenda
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Sala de reuniões
Elaborar a agenda da reunião. A agenda está no esboço de todas as questões que exigem discussão para decisões que são necessárias para promover seu projeto ou metas. Listar todos os problemas conhecidos em um formato de estrutura de tópicos conciso com marcadores. Depois de ter agendado a agenda, você saberá os problemas e saberá quem precisa participar da reunião.
Envie um e-mail em massa ou faça ligações telefônicas para todas as pessoas que precisam participar da reunião e peça sua disponibilidade com datas e horários por um período de uma semana, se você tiver vários participantes. Isso por si só pode ser um desafio assustador dado horários lotados. Depois de ter a disponibilidade de todos, faça referência cruzada aos horários de uma data e hora disponíveis. Planeje um tempo suficiente para realizar a reunião e envie um aviso a todos os participantes sobre a data, horário de início, horário de término e local da reunião, juntamente com uma cópia da agenda.
Ao preparar a reunião, tenha cópias da ordem do dia distribuídas a todos os participantes juntamente com quaisquer documentos que serão o tópico de discussão. Placas de vídeo e apresentações em power point devem estar prontas para exibição com cavaletes e quaisquer projetores, laptops e telas necessários. Além disso, o organizador da reunião deve estar preparado para liderar a reunião e um detentor de registros deve comparecer à reunião para tomar notas.
O organizador / líder da reunião precisa manter a discussão nos trilhos. A discussão levará inevitavelmente a questões tangenciais e discussões fora do tópico, portanto, o líder deve se certificar de que a discussão retorne aos itens da agenda. O líder também deve manter o controle do tempo e manter a discussão fluindo para atingir todos os itens da agenda. O líder deve fornecer uma breve descrição dos itens da agenda para iniciar a discussão e também fazer perguntas ou solicitar comentários dos participantes para obter as informações necessárias. O líder deve concluir cada item de ação com a pessoa responsável pela conclusão do item e um cronograma estimado para conclusão.
Depois que todos os itens da agenda forem concluídos, o grupo deverá agendar uma reunião de acompanhamento, se necessário, ou agendar reuniões que ocorrerem regularmente em um dia e horário acordados.
O detentor dos registros deve compilar suas anotações em uma ata de reunião organizada em formato de esboço. O rascunho das atas deve ser enviado aos participantes da reunião para solicitar comentários, correções ou alterações. A ata final da reunião deve ser distribuída aos participantes e usada para acompanhamento e como base para a agenda da próxima reunião, se necessário.
