Dirigir uma carta comercial a uma pessoa é relativamente simples. Você escreve o nome e o endereço da pessoa usando o formato dos Correios dos EUA e acompanha "Dear Mr./Mrs./Ms". Quando você precisa endereçar vários destinatários na mesma carta comercial, as coisas ficam mais complicadas. Dependendo da localização dos destinatários, você endereçará cada destinatário individualmente ou usará a notação "cópia carbono" - "cc" - na parte inferior da carta.
Várias pessoas, mesmo endereço
Ao abordar vários destinatários na mesma organização, não há necessidade de repetir o endereço várias vezes. Basta escrever o nome e o título de cada destinatário, seguido do endereço da empresa. Deve ser algo como isto:
Sra. Mary Harris, CEO
Sr. Robert Martinez, diretor de instalações
Dr. Philippa Bennett-Price, Diretora Financeira
Acme Limited
123 Acme Street
Lexington, KY 40505
Sua saudação deve então listar os nomes na mesma ordem do endereço, seguido de dois pontos (":"), por exemplo "Prezada Sra. Harris, Sr. Martinez e Dr. Bennett-Price:" Escrever "Querida Mary, Robert e Philippa: "está perfeitamente bem se você estiver em termos de primeiro nome. É gentil enviar uma carta e um envelope separados para cada pessoa, para imprimir e assinar uma cópia original para cada destinatário.
Várias pessoas, endereços diferentes
Quando a mesma carta é enviada para vários destinatários em locais diferentes, cada pessoa recebe uma carta endereçada individualmente. Indique que você enviou a carta para outras pessoas colocando "cc:" na parte inferior da letra abaixo da linha de assinatura, seguida pelos nomes dos outros destinatários em ordem alfabética. "CC" significa cópia de carbono, referenciando o papel de carbono que foi usado para fazer cópias adicionais de documentos antes da invenção da fotocopiadora - hoje, usamos a frase "cópia de cortesia". Certifique-se de revisar a linha "cc:" em cada letra para que cada destinatário saiba quem são todos os outros destinatários. Inclua seus endereços se isso for útil para seu destinatário.
Quando há muitos destinatários
Quando você tem muitos destinatários, como membros de um comitê, pode ser mais apropriado preparar uma única carta endereçada ao grupo e colocar um bloco de distribuição no final da carta. É aceitável saudar grupos maiores como um grupo de pessoas, por exemplo, "Caros Relações com Investidores" ou "Caros Membros do Conselho". Se a carta estiver sendo distribuída internamente em sua própria organização, não há problema em usar a saudação informal "Dear all".
Uma palavra de cautela
Embora exista uma certa etiqueta para endereçar cartas a vários destinatários, não há regras rígidas. Sua empresa pode ter seu próprio estilo, que pode ou não seguir os padrões tradicionais. A consistência dá uma boa impressão da sua marca, por isso verifique se todos os seus funcionários estão seguindo o mesmo estilo em todas as comunicações da empresa.
