Uma matriz de distribuição de documentos fornece uma referência visual para determinar como se comunicar com uma ampla gama de pessoas. Essas matrizes são úteis em negócios, escolas e qualquer outra organização que se comunica através de documentos impressos ou informatizados. Ferramentas de planilhas computadorizadas, como Excel, Numbers, 1-2-3 ou Calc, são as melhores ferramentas para criar uma matriz de distribuição de documentos, mas você pode usar qualquer software que permita criar tabelas. Se sua organização for pequena, você poderá desenhar sua matriz manualmente.
Inicie uma nova pasta de trabalho no programa de planilha ou configure uma nova tabela em um programa de processamento de texto. Programas de planilha podem manipular mais dados do que tabelas, então escolha esse formato se você tiver a opção.
Liste todos os tipos de documentos que você usa para sua organização na primeira linha da sua planilha, começando na segunda coluna. Tipos de documentos para uma matriz geral podem incluir calendários, atas de reuniões, relatórios de ganhos e boletins especiais. Se a sua matriz for para um projeto específico, liste os documentos individuais relacionados ao projeto, e não as categorias do documento. Por exemplo, uma matriz de documentos do projeto de construção pode listar itens como desenhos elétricos, desenhos arquitetônicos, elevações e cópias de licenças específicas.
Listar todos os membros de sua empresa ou organização na primeira coluna à esquerda da planilha, começando na segunda linha. Divida as pessoas em categorias, se aplicável. Por exemplo, em uma matriz de pequena empresa, as categorias podem ser "Gerenciamento", com toda a equipe de gerenciamento listada alfabeticamente abaixo do título da categoria, "Empregados" com os listados em ordem alfabética abaixo, "Clientes" com aqueles listados alfabeticamente e "Marketing" com todos seus contatos externos de marketing listados.
Verifique sua linha e coluna de cabeçalho para garantir que ambas as listas estejam completas. Se facilitar a visualização da matriz, adicione sombreamento às linhas da categoria de membros para que você tenha uma pausa entre os tipos de pessoas que recebem sua documentação.
Reduza a primeira coluna do documento, que será a Coluna B na maioria dos programas de planilha, e coloque um "e" na célula ao lado do nome de qualquer pessoa que deva receber o documento eletronicamente. Coloque um "p" na célula ao lado de qualquer pessoa que deva receber uma cópia em papel desse documento. Se uma pessoa não deve receber esse documento, deixe a célula ao lado de seu nome em branco. Se as suas necessidades forem mais complexas, modifique a notação para se adequar à sua organização. Por exemplo, você pode digitar "2 cópias em papel" ou "p-2" para indicar várias cópias. Desde que todos na sua organização entendam a notação, use qualquer método que funcione para você.
Repita o processo para cada coluna, trabalhando na lista para marcar cópias em papel e eletrônicas. Isso conclui sua matriz de distribuição de documentos.
Crie hiperlinks de sua planilha de matriz de distribuição de documentos em seu banco de dados de informações de contato, se possível. Isso permitirá que você clique em um nome na sua matriz para abrir as informações de contato dessa pessoa para que você possa enviar facilmente cópias eletrônicas ou em papel. Verifique o arquivo "Ajuda" do seu programa de planilhas para saber como fazer isso.
Dicas
-
Você também pode usar matrizes de distribuição de documentos para registrar onde seus documentos são armazenados. Nesse caso, liste seus documentos na primeira coluna e seus locais de armazenamento na parte superior, como "Servidor Web", "Armário de arquivamento do escritório principal 1", "Computador de recepção" e assim por diante. Coloque um "X" na célula onde a coluna do título do documento e a coluna do local de armazenamento se encontram.
