Os funcionários que pagam despesas de negócios aprovadas com seus próprios recursos geralmente podem esperar o reembolso de seus empregadores. Para facilitar esse reembolso e garantir que os custos sejam contabilizados com precisão no livro-caixa da empresa, os funcionários devem enviar um relatório detalhado de todas as despesas diretas.
Itens que você precisará
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Computador
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Impressora de computador
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(opcional) Modelo de relatório de despesas da empresa
Se sua empresa fornecer um modelo de relatório de despesas, acesse-o e siga suas instruções.
Se não, junte os recibos e coloque-os em ordem cronológica. Liste também todas as despesas para as quais você não possui recibos, como a quilometragem de automóveis e incidentes, como jornais e bebidas compradas nas máquinas de venda automática de hotéis.
Se você criar seu próprio relatório sem um modelo fornecido pela empresa, use uma planilha de computador. Crie um modelo e copie-o para uma nova planilha para cada novo relatório que você preparar. Cada cabeçalho de folha deve anotar seu nome, nome e código do departamento e o período coberto pelo relatório. Abaixo dessas informações, seu modelo deve ter pelo menos cinco colunas, intituladas Data, Beneficiário, Finalidade ou Descrição e Valor. Dependendo da política da sua empresa, você pode precisar adicionar colunas adicionais para informações como códigos contábeis, participantes da reunião e assim por diante.
Liste suas despesas em sua folha em ordem de data usando seus recibos e lista como fontes. Prepare um relatório por período - seja semanal, bimensal, mensal ou não, normalmente especificado na política da sua empresa. Se você tiver vários recibos para um único dia, será útil agrupá-los por tipo de despesa, como despesas com refeições e despesas com estacionamento.
Se você receber um subsídio fixo para qualquer finalidade, insira-o em sua própria linha na parte inferior do relatório, após as despesas recebidas.
Se você for reembolsado pela milhagem que colocou em seu veículo pessoal, deverá manter um registro de automóvel e transferir a milhagem para o seu relatório de despesas em uma base diária ou semanal, de acordo com a política da empresa. Insira a milhagem em sua própria linha como um item de despesa separado. Insira as palavras "Auto quilometragem pessoal" na coluna Beneficiário, a taxa de milhas e por milha na coluna Descrição (por exemplo, "275 milhas @ 58 centavos / milha") e o valor a ser reembolsado na coluna Montante. Observe que cada empregador tem sua própria taxa de reembolso de milhagem.
Quando todas as despesas são inseridas, some-as como o último item na coluna de montante. Se você recebeu um adiantamento em dinheiro para cobrir despesas, subtraia esse valor de suas despesas totais. Este é o valor a ser reembolsado a você.
Diferentes empregadores têm políticas diferentes sobre como enviar recibos. Você pode solicitar o envio de recibos originais ou enviar digitalizações ou fotocópias. Talvez seja necessário fazer referência cruzada a eles para facilitar o preenchimento das despesas com o recebimento do reembolso. Se você estiver enviando uma solicitação de reembolso de milhas, você também deve enviar uma cópia de seu registro automático para o período.
Envie seu relatório de despesas no formulário e acompanhado de recibos, de acordo com a política do seu empregador. Envie apenas a planilha contendo as despesas da semana atual, não o arquivo de planilha inteiro com o modelo em branco e muitas semanas de despesas.
Dicas
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Sempre que possível, pague as despesas reembolsáveis com um cartão de crédito usado exclusivamente para essas despesas. Isso deve ajudá-lo a acompanhar as despesas comerciais reembolsáveis e reconciliar o pagamento.
Evite misturar despesas comerciais e pessoais com o mesmo recibo.
Verifique todos os relatórios e compare os recibos de despesas com os valores reivindicados no relatório. Muitos erros ocorrem quando as pessoas que passam pela tarefa transferem a quantia errada do recibo para o relatório de despesas.
Sempre consulte o departamento de RH, folha de pagamento ou contabilidade do seu empregador para obter orientação sobre como obter despesas reembolsadas com precisão e dentro do prazo.
Aviso
Nunca minta sobre despesas. Isso está roubando da empresa e pode resultar em consequências adversas, como rescisão ou processo criminal.
Verifique com seu empregador para quaisquer restrições sobre o que você pode ser reembolsado. Nem todas as refeições podem ser pagas, e você pode não ter condições de gastar coisas como álcool, limpeza a seco ou estacionamento com manobrista. Seu empregador deve ter orientações sobre o que é e não é reembolsável.
Pague apenas pelas despesas de negócios aprovadas - não pague as despesas de outras pessoas, a menos que tenha autoridade para fazê-lo. Também evite pagar as despesas de outro funcionário que recebe despesas reembolsadas.
