Para administrar efetivamente muitas organizações, é necessário um corpo diretivo de oficiais eleitos. O padrão entre esses cargos é o do presidente, vice-presidente, tesoureiro e secretário. Além disso, outros escritórios são adicionados com base nas necessidades da organização. O historiador e o parlamentar são outras posições frequentemente encontradas em muitas organizações.
Presidente
O presidente de uma organização é o chefe eleito. Suas responsabilidades incluem presidir reuniões, manter membros e discussões sobre tarefas, coordenar atividades, nomear pessoas para comissões e incentivar a participação de todos os membros e afiliados em atividades e objetivos organizacionais. O presidente é a posição mais alta em uma organização e, idealmente, um modelo para os outros.
Vice presidente
O papel mais notável de um vice-presidente é assumir a posição de presidente em sua ausência. Outras funções podem variar de acordo com as regras e costumes de uma organização. De um modo geral, o vice-presidente auxilia o presidente na execução de seu papel oficial e também funciona como modelo.
secretário
O secretário de uma organização é responsável por todas as funções de registro. Ele prepara e lê as atas de cada reunião, fornece agendas para reuniões do presidente e / ou membros, conta e registra quaisquer votos e resultados eleitorais, cuida da correspondência oficial, envia notificações de reuniões e mantém registros referentes à afiliação. O cargo de secretário é crucial para o funcionamento de muitas organizações.
Tesoureiro
Um tesoureiro cuida de todos os assuntos monetários de uma organização. Ela é responsável por manter os registros financeiros do capítulo, aceitar dinheiro em nome da organização e depositá-lo no local apropriado. Em algumas organizações, o tesoureiro supervisiona iniciativas de captação de recursos.
Historiador
Nem todas as organizações têm ou exigem um historiador. Para aqueles que o fazem, seu historiador é responsável por manter uma história viva da organização. Eles registram detalhes sobre atividades organizacionais, tiram fotos e mantêm uma narrativa da organização.
Parlamentar
O trabalho do parlamentar é manter a ordem. Um parlamentar aconselha o presidente e outros membros sobre procedimentos parlamentares relativos à tomada de decisões, votação, regras organizacionais e muito mais. Nos Estados Unidos, o procedimento parlamentar é ditado pelas Regras de Ordem de Robert, e espera-se que o parlamentar tenha uma cópia em mãos em todas as reuniões. Como se presume que o parlamentar seja bem versado no assunto, ele é a palavra final sobre o cumprimento dos procedimentos.
