Uma proposta técnica é uma das tarefas mais importantes nos negócios ou redação técnica. Uma proposta bem escrita pode garantir à sua organização um novo cliente de vendas, um grande projeto ou conceder financiamento para pesquisa ou outras atividades. Para muitas organizações, propostas técnicas eficazes são essenciais para seu sucesso contínuo.
Itens que você precisará
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Solicitação de proposta (RFP)
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Software de processamento de texto
Estude o pedido de proposta, ou RFP, de perto. Muitas organizações enviam RFPs quando querem propostas para um produto ou serviço. As RFPs contêm diretrizes sobre o que as propostas devem cobrir, assim como quando e a quem elas devem ser submetidas. Uma boa proposta não deve se desviar das diretrizes da RFP. Infelizmente, alguns RFPs podem ser vagos, oferecendo pouca orientação. Isso é especialmente problemático quando você está tentando desenvolver estimativas de custo em sua proposta. A etapa 4 oferecerá sugestões para lidar com RFPs vagos ou pouco claros.
Planeje sua proposta antes de escrevê-la. Muitas vezes você pode não saber mais sobre o cliente ou fonte de financiamento do que o que está na RFP. Faça sua lição de casa e aprenda o que puder sobre a organização e seus tomadores de decisão. Depois, passe algum tempo refletindo sobre as necessidades da organização. As propostas que demonstram pouca ou nenhuma compreensão das necessidades de um cliente geralmente resultam da escrita muito cedo, sem precisar de tempo para pensar no cliente.
Elabore sua proposta. Variáveis como o tamanho e o escopo do projeto, bem como o cliente em potencial que receberá sua proposta, determinarão o tamanho e o formato. Em algumas situações, uma proposta de memorando mais curta é apropriada. Outras situações, como grandes projetos ou propostas de financiamento enviadas a grandes organizações, exigirão propostas mais longas, escritas como um relatório técnico formal.
Inclua no corpo da sua proposta um cronograma para bens ou tarefas entregáveis e uma estimativa de custos. Siga as especificações na RFP. Se a RFP for vaga, há várias maneiras de lidar com isso. Uma sugestão é oferecer ao seu potencial cliente um conjunto de opções para escolher. Uma alternativa é fazer suas próprias suposições e especificá-las na proposta. Terceiro, você pode entrar em contato com o cliente em potencial e fazer muitas perguntas. Muitos clientes irão apreciar isso, pois mostra que você se importa com o projeto.
Organize a proposta de forma a atrair a atenção dos leitores e concentrá-los nos pontos-chave. Comece com um resumo que resuma sua proposta. Amplie os detalhes, incluindo os custos, no corpo principal da proposta. Termine com uma conclusão que enfatize os benefícios de escolher sua empresa. Mantenha resumos, resumos e conclusões concisas e tão livres do jargão técnico quanto possível, para que sejam acessíveis a todos os leitores, independentemente do conhecimento técnico. Flesh detalhes técnicos no corpo da proposta.
Edite e formate sua proposta, certificando-se de que ela esteja livre de erros e que o documento seja fácil de ler. Enfatize como seu projeto atenderá às necessidades do cliente. Considere explicar as qualificações do pessoal-chave para o projeto que você está propondo. Use listas (com marcadores ou números) para destacar pontos-chave. Use cabeçalhos e subtítulos para dividir grandes blocos de texto.
Dicas
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Formate sua proposta com uma abordagem "resumo, corpo, conclusão" ou ABC.
Estabelecer a necessidade do que está sendo proposto.
Seja realista em suas estimativas de custo e cronograma.
Concentre a atenção na conclusão - esta é a sua chance de causar uma impressão duradoura.
Certifique-se de que as informações sobre custos sejam fáceis de encontrar, pois os leitores estarão à procura delas.
