Um sistema de caixa pequeno ajuda as empresas a pagar pequenas despesas rapidamente sem registrar cada transação. É um fundo separado de dinheiro que é reservado para pagar suprimentos ou outras despesas baixas. Para controlar adequadamente o fundo de caixa e registrá-lo corretamente para fins fiscais, o fundo deve ser armazenado em um local seguro e reconciliado com frequência.
Sistema de caixa pequeno
Enquanto algumas empresas de varejo executam pequenas despesas fora de suas caixas, um sistema de caixa pequeno significa reservar uma quantia fixa de dinheiro em uma caixa ou gaveta e usá-la para pagar pequenas despesas. Os recibos das despesas entram na caixa junto com qualquer alteração das transações. O total dos recebimentos e do caixa restante deve ser sempre igual ao valor inicial. Por exemplo, se você tiver um fundo de US $ 100 e gastar US $ 27,52 em material de escritório, o recibo da compra e o dinheiro restante no fundo serão de US $ 100.
Recibos
O IRS exige recibos para todas as despesas acima de US $ 75, mas é um bom hábito obter recibos para cada transação em dinheiro, não importando quão pequena seja. Os recibos fornecerão o backup para as verificações de reabastecimento de caixa quando você precisar reabastecer o fundo. Quando o caixa pequeno fica baixo, verifique sempre o saldo com os recibos antes de adicionar mais. Para reabastecer o fundo, escreva um cheque da empresa para "Petty Cash", dê dinheiro e adicione o dinheiro à caixa. Os recibos e a folha de reconciliação do caixa pequeno vão para o contador para entrar no sistema contábil.
Relatórios
A folha e os recibos de conciliação de pequenos negócios são o backup para a verificação de reabastecimento de pequeno valor. Insira-os como uma transação no registro bancário e aloque sub-totais para cada categoria. Por exemplo, se os recibos somarem US $ 97,12 e representarem US $ 29,88 em materiais de escritório, US $ 43,02 em manutenção e US $ 24,22 em promoção, a transação debitará US $ 97,12 e creditará US $ 29,88, US $ 43,02 e US $ 24,22.
Mantendo Registros
Como qualquer outra despesa de negócios, o IRS exige que você mantenha os recibos e outros backups por sete anos. Anexe os recibos ao verso da folha de reconciliação de caixa e arquivo quando inseridos. Armazene seus recibos de luz brilhante. Alguns recibos impressos em papel térmico desaparecerão muito antes que a exigência de armazenamento seja atendida.
