Elaborar um certificado de emprego é uma tarefa comum de recursos humanos. No entanto, geralmente não é uma boa ideia fornecer informações sobre funcionários atuais ou antigos por telefone. Por um lado, você não tem como verificar a identidade do chamador. Por outro lado, dar informações por telefone viola os controles de privacidade que a maioria das empresas tem em vigor. Uma opção melhor é exigir autorização por escrito do funcionário e, em seguida, fornecer informações sobre emprego por escrito.
Por que um certificado de emprego?
Empresas e indivíduos que tomam decisões com base em parte no emprego atual ou passado e no salário precisam de uma maneira de verificar as informações fornecidas por um funcionário. Os mais comuns são bancos e outras instituições de crédito, proprietários de imóveis, agências de recrutamento e outros empregadores em potencial. Os credores e proprietários de imóveis geralmente precisam apenas verificar o status de emprego e os salários ou vencimentos. As empresas contratantes podem solicitar informações relativas à participação, funções e deveres de trabalho. Sua política de verificação determinará quanta informação sua empresa está disposta a fornecer.
Padrão Versus Verificação Formal
As informações que você inclui em um certificado de emprego geralmente dependem do fato de você estar criando um certificado padrão ou formal. Qualquer das versões deve estar em papel timbrado oficial da empresa e incluir a data, o título e a assinatura da pessoa que está emitindo a verificação. Um certificado padrão, como um proprietário pode solicitar, normalmente inclui o nome de um funcionário, o status de emprego, o cargo atual e o salário base anual. Um certificado formal emitido para um credor também pode incluir o número da Segurança Social do funcionário e um selo oficial da empresa ou carimbo de um notário público.
Formato e Estilo
Um certificado de emprego não tem layout padrão. Usando uma folha de papel padrão de 8,5 por 11 polegadas, defina a orientação da página como paisagem e as margens como 0,5 polegadas para que a verificação pareça mais um certificado tradicional. Defina a orientação para retrato e use as margens padrão de 1 polegada para uma aparência de carta comercial. Centralize o papel timbrado, que deve incluir o nome da empresa e as informações de contato, e comece a inserir as informações de verificação. Você pode formatar o certificado como uma tabela e inserir cada informação em uma linha separada, com espaçamento duplo. À esquerda, insira rótulos como "Empregado", "Posição atual" e "Renda anual". Adicione as informações apropriadas no lado direito.
Opções de entrega
As opções de entrega geralmente são diferentes para certificados padrão e formais. Para um certificado padrão de emprego, a maioria das empresas envia por correio, fax ou e-mail as informações para um destinatário. Quando um certificado formal inclui um número de CPF, a maioria das empresas envia as informações por meio dos e-mails dos EUA. Você também pode permitir que os funcionários recebam e entreguem seu próprio certificado. O fato de você notificar um funcionário de que você entregou um certificado depende do tamanho da sua empresa e de quantas solicitações você recebe para esse serviço.
