As políticas e procedimentos para um consultório médico ou clínica são cruciais para estabelecer os padrões de saúde e administrativos que os médicos devem atender. Um manual de políticas e procedimentos diz aos médicos, enfermeiros e outros funcionários do escritório como executar certas tarefas para que possam prestar cuidados de qualidade aos pacientes. Como o setor de saúde é complexo e é gerenciado por vários regulamentos, um manual de políticas e procedimentos também dita quais leis devem ser seguidas. Escrever políticas e procedimentos médicos é uma prática contínua, já que as mudanças nas leis de saúde geralmente exigem que as políticas de seu consultório também mudem.
Faça uma lista das categorias ou seções que você deseja ter em seu manual de políticas e procedimentos. Exemplos de categorias normalmente encontradas em livros de procedimentos e políticas médicas incluem, entre outros, Seguro, Registro Médico, Envio e Cobrança de Reivindicações, Segurança do Paciente, Segurança do Funcionário, Credenciamento e Privilégios, Farmacologia, Direitos do Cliente, Confidencialidade e Treinamento de Funcionários.
Identifique os requisitos legais - ou requisitos de licenciamento - que pertencem à sua linha de trabalho médico. Por exemplo, se você está escrevendo políticas e procedimentos para um escritório de cardiologia, sua clínica pode ter um conjunto específico de regulamentos a seguir que são diferentes daqueles que um departamento de patologia precisa aderir. Para criar políticas e procedimentos eficazes, suas políticas devem estar de acordo com os regulamentos federais.
Crie um modelo para suas políticas e procedimentos. Os modelos ajudarão você a manter cada política que você redigir consistente e padronizada. O modelo deve incluir o título ou o número da política, o objetivo da política, a aplicabilidade e as etapas dos procedimentos que devem ser executados. Você também pode incluir um aviso de adendo se a política for acompanhada de um formulário médico específico. Por exemplo, se você estiver escrevendo uma política e um procedimento para "ingresso de pacientes", anexaria o formulário de registro de pacientes ao final da política.
Use suas principais categorias de política para criar políticas individuais. Se sua principal categoria de política for Confidencialidade, você poderá ter duas políticas separadas nessa seção, como Informações de segurança eletrônica e Informações sobre a saúde do paciente. Em sua categoria de arquivamento médico, você pode ter políticas de arquivamento oportuno e solicitações de registros médicos.
Comece a escrever os procedimentos para cada política que você deseja incluir no seu livro. Escreva-os diretamente nos modelos e rotule-os de rascunho por enquanto. Seja o mais específico possível para cada política que você escreve. Todos os passos devem ser claramente delineados e fáceis de entender.
Crie um índice para sua política médica e livro de procedimentos. Um índice ajuda a manter as coisas organizadas para que os leitores possam encontrar a política e o procedimento que estão procurando com facilidade.
Verifique se suas políticas são compatíveis com HIPAA. A HIPAA, Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguro de Saúde, é um regulamento federal que torna ilegal que as entidades de assistência médica divulguem informações de saúde do paciente sem o consentimento do paciente. O não cumprimento dos padrões HIPAA pode resultar na multa da sua organização por descumprimento e pode levar a uma ação judicial se um paciente achar que sua confidencialidade foi violada.
Envie seus rascunhos de políticas e procedimentos para a autoridade apropriada em sua organização, como o Diretor Médico ou o Diretor Médico Chefe, para revisão e aprovação final.
Revise suas políticas e procedimentos anualmente para garantir que você não precise fazer alterações neles. Adicione novas políticas ao seu livro à medida que surgirem e exclua as antigas que não se aplicam mais.
