Os manuais de procedimentos fornecem instruções e instruções para a operação diária de um empreendimento comercial. Os manuais de procedimentos são essenciais para garantir a consistência e a qualidade dos produtos e serviços. Todos os interesses de negócios, desde o empreendedor individual a pequenos empreendimentos ou grandes empresas, devem ter um manual de procedimentos para cada membro da equipe, como parte da descrição do trabalho por escrito. Os manuais de procedimentos também fornecem uma resposta por escrito para contingências ou soluções para problemas comuns. As soluções garantem que os problemas comuns tenham a mesma resposta a cada vez.
Soluções e Instruções Específicas
Os manuais de procedimentos relacionados aos requisitos de desempenho do cargo de um funcionário garantem que, se e quando um novo funcionário for contratado, o desempenho do trabalho será exatamente o mesmo. Quando os membros da equipe estão ausentes devido a doença ou férias, o funcionário assumindo a posição poderá executar de acordo com a política, utilizando o manual de procedimentos.
Referência rápida
Os manuais de procedimentos fornecem uma referência rápida quando há uma pergunta ou problema. O desenvolvimento de um manual de procedimentos para cada cargo, produto ou serviço provido de pessoal fornece a consistência necessária e toma o lugar do boca a boca, que é consistentemente não confiável. Revisões do manual de procedimentos são geralmente conduzidas toda vez que uma nova posição, produto ou serviço é introduzido na organização. Cada manual de procedimentos inclui um índice, um glossário de termos e cópias de formulários usados no desempenho de uma tarefa.
Criando um Manual de Procedimentos
Sem soluções documentadas, instruções e instruções, não haveria uniformidade nos negócios. A melhor apresentação para um manual de procedimentos é um fichário, geralmente um com três anéis. Manuais de procedimentos tendem a conter pelo menos 100 páginas. Ilustrações para o manual podem ser criadas com uma câmera digital. Os gerentes de negócios determinam as informações a serem incluídas no manual de procedimentos, desenvolvendo um esboço e solicitando informações de cada pessoa no departamento que o manual de procedimentos afetará. Os funcionários de departamentos específicos têm conhecimento dos problemas e problemas que geralmente ocorrem nesse departamento.
Conselho de profissional
Os gerentes que criam um manual de procedimentos também buscam orientação de especialistas que têm um histórico comprovado de fornecer soluções e desenvolver procedimentos e políticas. Uma equipe de profissionais, cada um com uma tarefa específica, documenta por escrito as políticas e procedimentos de uma organização comercial para o manual. Todos os procedimentos no manual de procedimentos devem ser trabalhados antes de serem incluídos no manual de procedimentos. Trabalhar com cada procedimento permite que a equipe veja como a solução proposta será eficaz.
Gráficos em um Manual de Procedimentos
As fotos estão incluídas nos manuais de procedimentos, especialmente se várias etapas forem necessárias para executar uma tarefa. As pessoas muitas vezes respondem melhor a instruções escritas ou instruções apoiadas por imagens ou ilustrações.
