Todas as transações financeiras de qualquer organização são postadas no razão geral de uma forma ou de outra. Quando um programa de computador é usado para contabilidade, a maioria dos dados financeiros é lançada em um razão - como contas a pagar ou contas a receber - que são automaticamente lançados no Razão. No entanto, algumas entradas devem ser lançadas diretamente no razão geral. As transações que costumam ser lançadas diretamente no razão geral são gastos de capital, acréscimos de juros, acumulação de depreciação, ajustes que serão revertidos no próximo período contábil e outros ajustes de conta que não podem ser feitos por meio de um razão auxiliar. Ao postar no razão geral, deve-se tomar cuidado extra para ser preciso, já que a correção de erros com várias entradas no razão geral faz com que registros contábeis confusos. Afora isso, porém, postar no razão geral não é complicado.
Reúna todos os documentos relacionados às entradas que você precisa postar no razão geral. Estes podem incluir contratos de compra, contratos de arrendamento ou empréstimo, cronogramas de amortização e cronogramas de depreciação.
Prepare uma planilha no computador ou no papel, detalhando cada entrada do razão geral que precisa ser postada. Inclua uma descrição completa da entrada do razão geral, a conta precisa a ser debitada e o montante, e então a conta correspondente a ser creditada e o montante. Mantenha seus valores de débito em uma coluna à esquerda e créditos em uma coluna à direita.
Totalize os débitos e créditos para todas as entradas do razão geral, e certifique-se de que seus totais de débito e crédito sejam os mesmos. Se você preparou sua planilha em seu computador, imprima-a para referência enquanto insere os dados em seu módulo de contabilidade geral.
Acesse seu módulo de contabilidade em seu programa de contabilidade em seu computador. Verifique se a data do seu razão geral está definida para o período em que você deseja lançar suas entradas. Isso é importante porque as entradas são geralmente lançadas no Razão após o término do período. Por exemplo, embora o mês atual possa realmente ser fevereiro, você pode estar lançando entradas do razão geral para janeiro, portanto, nesse caso, certifique-se de que a data do razão geral esteja definida como janeiro.
Digite as entradas do razão geral no seu módulo de contabilidade de acordo com o manual do usuário do software de contabilidade.
Imprima um relatório das entradas do razão geral não publicadas. Revise suas entradas de contabilidade, verificando sua planilha (e adicionando fitas de máquina, se necessário) que você já preparou. Faça as correções necessárias nas entradas do razão geral. Não publique no razão geral ainda.
Faça um backup do computador dos seus dados contábeis gerais. Rotule seu backup de dados do razão geral com clareza e armazene-o em um local seguro.
Poste as entradas do razão geral de acordo com o manual do usuário do software de contabilidade. Imprima um registro completo das entradas que você publicou em seu razão geral. Armazene-os nos arquivos apropriados ou livros contábeis como parte de seus registros contábeis permanentes.
Dicas
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Sempre documente completamente todas as entradas que você publicar no Razão, pois você nunca pode ter certeza de que estará disponível para explicar as entradas do razão geral posteriormente. Armazene sua documentação com segurança como parte de seus registros contábeis permanentes. Se você não usa um computador, mas apenas faz sua contabilidade em papel, registre ou publique manualmente as entradas do razão em seus livros em um formato de contabilidade geralmente aceito, certificando-se de atualizar os saldos de todas as contas afetadas. Sempre documente as entradas do razão geral e armazene seus registros contábeis em um local muito seguro.
