Independentemente de serem enviados pelo serviço postal ou por e-mail, as cartas comerciais sempre seguem um formato e um estilo específicos. Seguir o formato chega ao assunto rapidamente e informa seu leitor sobre outros documentos relacionados que você incluiu, como um currículo, um contrato assinado ou cópias de faturas pagas. Detalhar anexos no corpo de sua carta e anotá-los na parte inferior de sua carta é uma maneira profissional de ajudar o destinatário a entender por que você está escrevendo e quais materiais adicionais você enviou.
Diga ao leitor por que você está escrevendo
Uma carta comercial bem escrita começa com uma única frase explicando por que você está escrevendo. Diga ao destinatário quais e quantos documentos você está anexando e por que você os inclui. Você deve começar com frases como "Estou anexando meu currículo para o cargo de gerente assistente" ou "Anexado é uma cópia da carta que recebi confirmando meu pagamento recente".
Evite ser muito formal
Sua carta comercial não deve incluir a frase muito mais formal "Por favor, encontrar …" Embora não seja gramaticalmente incorreto, esse tipo de linguagem formal é usado principalmente em revistas acadêmicas, documentos oficiais e locais onde um nível maior de seriedade é necessário. Como regra geral, evite linguagem excessivamente formal em sua correspondência comercial e e-mails.
Listar os anexos ou anexos abaixo da sua assinatura
Na parte inferior da carta, depois da linha de assinatura, está o local apropriado para listar os anexos. Se você estiver enviando e-mail, espaço duplo após a assinatura e depois cite os anexos com uma breve notação, como "Anexo: retomar para Jane K. Doe". Se você estiver enviando uma carta pelo serviço postal, adicione uma anotação descrevendo brevemente os gabinetes duas linhas sob a assinatura. Você pode escrever a palavra “anexo” (Exemplo: “Anexo: Resumo mensal do mercado”) ou usar a abreviação comum de negócios “enc.” (“Enc: Resume for John K. Doe)
Dicas adicionais para e-mail comercial
Como nomear anexos: A formatação é fundamental ao enviar um email comercial. O nome do arquivo do anexo deve estar relacionado ao seu email. Inclua seu nome, uma breve descrição do assunto e a data do email. Se houver mais de uma página no anexo, indique isso também.
Anexe fotos com eficiência: Se você estiver enviando fotos, corte suas fotos para mostrar apenas o que é relevante e em um tamanho pequeno ou médio que será baixado rapidamente no computador ou dispositivo do destinatário.
Certifique-se de incluir tudo: Antes de selar o envelope ou pressionar o botão de envio, verifique se os gabinetes estão no envelope ou se você anexou os documentos ao seu email. Muitos recrutadores e outras empresas podem descartar cartas que não incluam os anexos solicitados. Também dá a impressão de que o remetente é descuidado.
