Cartas de agradecimento de clientes, colegas e parceiros de negócios podem ser usadas como um trampolim para melhorar as relações com os clientes ou aprimorar um relacionamento existente. Enquanto você não quer entrar em um ciclo contínuo de enviar uma nota de agradecimento para uma nota de agradecimento na qual tudo que você responde é "obrigado" e "de nada", existem maneiras de aproveitar ao máximo essa troca..
Mostre sua apreciação
Se alguém lhe agradece pelo seu tempo, elogia o seu produto ou serviço ou tem algo de bom a dizer sobre a sua empresa, reconheça a apreciação do seu fã com uma mensagem de retorno.
Exemplo: Obrigado por dedicar um tempo para reconhecer o serviço superior que você recebeu da nossa associada de vendas, Jane Dell. Sua carta de agradecimento será registrada no arquivo de funcionários da Jane e ela será confirmada na próxima reunião de funcionários.
Exemplo: Obrigado pela sua gentil carta de agradecimento pela conclusão de sua redecoração interna. Esperamos que você nos considere novamente no futuro para suas necessidades de decoração.
O tempo da sua resposta deve estar de acordo com os padrões internos que você tem para responder às consultas dos clientes. Se você voltar aos e-mails do cliente em 24 horas, faça o mesmo com a resposta a uma carta de agradecimento.
Melhore seu relacionamento comercial
Se alguém escrever para agradecer por uma estimativa, uma amostra de produto ou como acompanhamento de uma consulta, use a abertura para levar sua relação de negócios ao próximo nível.
Exemplo: Fico feliz em saber que você recebeu a amostra de nossos novos produtos de limpeza ecológicos. Eu ficaria feliz em marcar um horário para ir ao seu negócio e fornecer uma estimativa das quantidades necessárias para sua equipe de limpeza interna.
Exemplo: Fico feliz em saber que você recebeu nossa estimativa para o seu projeto de construção e que a estimativa atende às necessidades financeiras da sua diretoria. Gostaria de marcar um horário para me reunir e discutir um cronograma para avançar com planos de desenvolvimento mais concretos.
Neste caso, a carta de agradecimento que você recebe faz parte de um acordo de negócios em andamento e deve ser acompanhada imediatamente.
Fornecer um incentivo para o futuro
Se alguém demonstrar apreço por um produto ou serviço, incentive a repetição do negócio oferecendo um brinde ou um incentivo para que ela o visite novamente.
Exemplo: Fico feliz em saber que o catering da festa de aposentadoria do seu pai foi tão bem recebido. Fechado, por favor, encontre um certificado de presente de US $ 100 de desconto na sua próxima festa ou evento.
Exemplo: Ficamos felizes em saber que sua experiência com reparos automotivos foi agradável. Fechado, por favor, encontre dois cupons de troca de óleo grátis, bem como um cupom de serviço para dar a um membro da família ou amigo. Peça-lhe que mencione o seu nome e nós lhe enviaremos um cartão-presente para uma lavagem e cera gratuitas na sua próxima visita.
As respostas usadas como ferramentas de marketing devem ser priorizadas e enviadas o mais rápido possível, assim como você retornaria imediatamente uma chamada solicitando informações ou agendando uma consulta.
