Os procedimentos de reserva de serviço de catering protegem o fornecedor e o cliente. Os fornecedores garantem que os clientes cumpram seu compromisso fazendo com que o cliente confirme a data, o número de convidados, o menu e outras especificidades do evento. Os clientes garantem que a data do banquete seja confirmada cumprindo os prazos de pagamento e comunicando também suas necessidades adicionais ao banquete.
Reunião e Revisão de Contratos
Um serviço de catering tem uma reunião inicial e uma revisão de um contrato com um cliente em potencial como parte dos procedimentos de reserva. Um representante de vendas analisará os termos e condições, bem como todos os aspectos do processo de reserva, ao mesmo tempo em que discutirá os custos. Assinaturas dos clientes de reserva são necessárias e testemunhadas. O contrato é dado ao cliente e uma cópia é mantida pelo fornecedor.
Depósito
Um depósito é normalmente exigido quando encomendar serviços de catering.Um depósito pode ser necessário para manter uma data e local específico; dependendo do fornecedor, esse depósito pode ser necessário antes mesmo de um contrato ser assinado e o contrato ser assinado logo em seguida. Cópias de recibos para pagamentos feitos são fornecidas ao cliente.
Taxas de cancelamento
Os depósitos normalmente não são devolvidos, mas as taxas de cancelamento podem ser administradas. A taxa de cancelamento é cobrada se um evento for adiado. Outras políticas e procedimentos de reserva podem ser desenvolvidos para situações em que um cliente deseja mudar, mas não adiar uma data. Uma taxa pode ser administrada para mudanças de data. (ref 2)
Prazo de Comida
Outro procedimento é estabelecer prazos para as ordens finais de alimentos. Embora um contrato e outros procedimentos determinem os custos, os depósitos e os requisitos de cancelamento, é sempre uma parte do processo definir um prazo quando o número final de refeições e bebidas necessárias é fornecido à empresa de catering. Casamentos, festas, convenções e feiras apresentam seus números finais três dias antes de grandes eventos; Eles também fornecem atualizações sobre os requisitos de refeições especiais, tais como refeições para pessoas com diabetes, alergias ou para crianças.
