A papelada é um fato da vida em um negócio. Uma estrutura de projeto de controle de documento fornece um modelo para a classificação, processamento e manutenção de documentos. Os sistemas de controle de documentos variam desde planos de arquivamento de documentos manuais até o uso de tecnologia de geração de imagens e sistemas de informações para armazenar e catalogar documentos.
Identificação
O controle de documentos combina as disciplinas de biblioteconomia e administração de escritório. Isso se reflete na criação das estruturas de arquivos do projeto. Semelhante a um catálogo, um sistema de controle de documentos consiste em identificar documentos, atribuir números de controle e, em estruturas de projeto mais detalhadas, níveis de classificação e segurança. As empresas geralmente usam sistemas de imagens que criam estruturas de dados automaticamente, tornando-a mais eficiente para localizar e localizar documentos usando a tecnologia de computadores.
Tamanho
O tamanho de um sistema de projeto de controle de documentos pode variar. Por exemplo, em um sistema grande, o controle de documentos pode ser classificado em diferentes funções, como serviços de arquivamento, serviços de retenção de registros e serviços de preservação de documentos.
Efeitos
Um plano estratégico de controle de documentos efetivo inclui sistemas de auditoria para a classificação e manuseio de documentos. Procedimentos operacionais padrão baseados em funções de controle de documentos podem ser referenciados para a manutenção adequada de documentos e sistemas que suportam o gerenciamento de documentos.
