O pessoal administrativo nunca recebe a glória ou a fama, mas sem eles, os locais de trabalho estão condenados à ineficiência e à estagnação. Os administradores de qualidade fazem a diferença na eficiência com que os outros realizam seus trabalhos. Eles fornecem suporte e confrontam o fluxo interminável de tarefas nos bastidores que fazem com que qualquer empresa funcione.
O que é um assistente administrativo?
Os assistentes administrativos preenchem uma variedade de funções nas configurações do escritório. O emprego deles pode entrar na categoria de assistente pessoal se eles forem dedicados a um executivo ou podem ser a chave para um escritório pequeno e bem-sucedido, onde eles cuidam de chamadas, papéis e outras tarefas em apoio a toda a força de trabalho.
A maioria dos trabalhos de assistente administrativo envolve o manuseio de e-mails, ligações telefônicas ou ligações para clientes e outros funcionários, discussões sobre papelada e gerenciamento de sistemas de arquivamento. Muitas vezes, eles estarão envolvidos na integração de novos funcionários. Eles podem gerenciar cronogramas para o escritório ou executivos seniores, marcar consultas e manter o controle dos calendários. Eles geralmente lidam com compromissos de manutenção regulares, como garantir que a empresa de água limpe o refrigerador de água e outras tarefas rotineiras.
Os detalhes finitos de um assistente administrativo dependem da empresa e das pessoas para quem trabalham. Se eles estiverem trabalhando em um escritório de contabilidade, talvez precisem conhecer os procedimentos contábeis. Se eles estiverem em uma empresa de pós-produção de televisão, precisarão conhecer o jargão da produção de filmes e programas de TV. Para uma empresa de publicidade, eles precisam ter conhecimentos básicos de compra de anúncios e lidar com criativos e clientes.
Os trabalhos de assistente administrativo podem ser uma ótima maneira de obter uma visão geral do que uma empresa faz, e é possível trabalhar em outros trabalhos ou ter uma ideia de quais funções são mais adequadas para eles. Por outro lado, há assistentes administrativos de carreira que amam as ofertas variadas e ritmo rápido que o trabalho traz para seus dias.
Quais são as tarefas dos assistentes administrativos?
É possível conseguir um ótimo emprego de assistente administrativo com apenas um diploma de ensino médio, mas alguns cursos de faculdade ajudam, especialmente para empregos de executivos. Mais importantes são as habilidades específicas do trabalho, como ter uma boa comunicação tanto por escrito quanto por falar, já que tanto o envio por e-mail e o manuseio do telefone estão envolvidos. Muitas vezes, os administradores precisam ter bom tato e diplomacia, pois precisam lidar com clientes irados ou ser a parte neutra entre os funcionários do escritório. Mas todas as suas habilidades de comunicação serão irrelevantes se não forem bons ouvintes com uma cabeça para detalhes.
Conhecimentos em informática são essenciais, inclusive saber como usar programas como o Microsoft Word, Excel e Outlook. A entrada de dados pode ser uma tarefa necessária, e a capacidade de dominar rapidamente todos os programas que a empresa usa, como gerenciamento de banco de dados ou aplicativos de colaboração de equipe, ajudará um administrador a ter sucesso em sua função.
A compreensão de todos os aspectos da correspondência geralmente será necessária e pode envolver o contato com a USPS no manuseio de correspondências diárias e em máquinas de postagem em funcionamento, mas também em sistemas de courier como FedEx, UPS e até mesmo como convocar transportadores de bicicletas locais.
Os deveres administrativos menos gloriosos envolvem manter o escritório bem abastecido de suprimentos. De papel a tinta de impressora e canetas, essas coisas são o backbone de suprimentos de um escritório que funciona bem e é o domínio do assistente administrativo. O mesmo acontece com a manutenção e a manutenção de equipamentos de escritório, como copiadoras, computadores e muito mais. Eles não precisam necessariamente consertar essas coisas, mas um pouco de solução de problemas vai longe, e o resto do tempo eles podem ligar para o departamento de TI ou procurar pessoas para consertar.
Quais qualidades o pessoal administrativo precisa?
Ter um comportamento profissional e uma aparência que combinam com a imagem da empresa ajuda muito nesse trabalho porque os assistentes administrativos geralmente são a “face frontal” de uma empresa ou a primeira impressão que se tem de um executivo enquanto ele trabalha nessas mesas.
Ser organizado é fundamental. Gerenciando todos esses agendamentos, retornando chamadas, emitindo memorandos, atualizando planilhas, mantendo o sistema de arquivamento - todos eles exigem boas habilidades de organização e a capacidade de ficar por dentro de muitas coisas em uma base contínua. Relacionadas, é claro, são as habilidades de gerenciamento de tempo, pois os prazos são constantes e, se um contrato for enviado muito tarde ou uma chamada não for retornada imediatamente, isso poderá causar o inestimável fechamento de negócios.
Ser excelente no trabalho em equipe é essencial, pois é sobre isso que as funções de equipe de suporte se relacionam, mas também funciona sozinho. Permanecer no topo dos projetos e ser um self-starter é essencial, e fazê-lo em um ambiente ocupado com interrupções constantes é obrigatório. Os dias são preenchidos com chamadas, pessoas que precisam de ajuda e tarefas pop-up que exigem soluções imediatas, mas ainda há projetos em andamento que todos precisam de conclusão também, e a equipe administrativa precisa se destacar em ambos.
Quais conjuntos de habilidades são valiosos?
Além das habilidades diárias necessárias para uma carreira bem-sucedida no trabalho de suporte administrativo, há muitas outras habilidades que podem separar uma pessoa do grupo e dar a elas uma vantagem em tarefas de administração mais evasivas e que pagam mais.
Ser bilíngüe ou multilingue é uma habilidade fantástica de se ter. Conhecer espanhol, alemão, chinês, indiano ou outros idiomas comuns em negócios nacionais ou internacionais pode tornar um administrador extremamente valioso, e esses papéis frequentemente também pagam mais.
Algumas outras habilidades potencialmente valiosas incluem conhecer as mídias sociais, ter noções básicas de contabilidade, ser hábil na redação de relatórios e análise de dados e ter algum conhecimento prático de legalidades e contratos.
Em última análise, assistentes administrativos devem procurar emprego em áreas de carreira de interesse para eles. Alguém que ama a lei deve estar trabalhando em um escritório de advocacia, porque eles precisam aprender um pouco sobre a profissão para realizar de forma eficaz lá. Da mesma forma, uma pessoa que não gosta de medicina não deve aspirar a trabalhar em um consultório médico. Quanto mais se sabe sobre os negócios realizados no local de trabalho, mais valiosos eles se tornam como assistentes e maiores suas chances de serem promovidos.
O que os assistentes administrativos ganham?
Empregos de assistente administrativo variam enormemente e compensação aumenta dependendo do escopo de suas responsabilidades de trabalho, sua experiência e a antiguidade daqueles que assistem. Assim, um assistente administrativo para um pequeno escritório ganhará menos de um para uma divisão acelerada e de alta renda de uma agência de publicidade, e ambos ganharão menos do que um funcionário administrativo executivo que trabalhe exclusivamente para um CEO.
De acordo com Indeed.com, ao calcular a média dos salários oferecidos nas listas de trabalho de outubro de 2018, os assistentes administrativos de nível de entrada receberam $13.05 por hora ou aproximadamente $28,000 anualmente. Por outro lado, Salary.com relata que um assistente administrativo júnior experiente ganha, em média, $40,588, a partir de setembro de 2018. O mesmo site reporta o salário médio de um assistente administrativo do CEO como $77,913, mas salários de alto nível incluindo pacotes de benefícios foram tão altos quanto $95,219.
O futuro dos assistentes administrativos
A tecnologia está mudando rapidamente, tornando nossas vidas mais produtivas, organizadas e aceleradas do que nunca. Pode-se pensar que isso ameaça os empregos de assistente administrativo do futuro, mas esse não é o caso. De fato, de certa forma, isso lhes dá ainda mais oportunidades.
Hoje, assistentes virtuais são uma carreira em ascensão. A capacidade de trabalhar remotamente e estar em contato por telefone e vídeo com seus empregadores possibilita que os assistentes trabalhem para pessoas em todo o mundo. Esta é uma oportunidade de carreira crescente para aqueles que querem trabalhar em casa ou no exterior. Alguns VAs trabalham diretamente para empresas, alguns são contratados por terceiros e muitos agora são autônomos e trabalham em tempo parcial para dois ou mais empregadores por semana. Para ser um VA de sucesso, é preciso ainda mais autogerenciamento e diligência, porque trabalhar remotamente significa permanecer motivado por conta própria.
Nos escritórios tradicionais, também, os assistentes administrativos não têm nada a temer - seus empregos continuarão a ser fundamentais para o sucesso de qualquer local de trabalho. O que pode mudar é o nível de proficiência em informática esperado, já que a automação e a confiança digital continuam aumentando, para que as tendências e tecnologias tenham uma vantagem sobre seus colegas.
