Em qualquer ambiente de negócios, há uma grande diferença entre simplesmente trabalhar em conjunto e colaborar. No entanto, a criação de um ambiente verdadeiramente colaborativo pode ser ainda mais desafiadora em um ambiente de trabalho virtual, especialmente quando os membros da equipe não se conhecem ou têm diferentes origens culturais. Apesar disso, com um pouco de know-how e as ferramentas certas, não há realmente nenhum desafio que uma equipe virtual possa superar.
Criar uma compreensão compartilhada
Elimine quaisquer equívocos que os membros da equipe possam ter sobre o que é a colaboração on-line e o que ela envolve. Isso é especialmente importante para pessoas que não estão acostumadas a trabalhar juntas on-line. O objetivo é encontrar e trabalhar em conjunto em tempo real, não enviar uma enxurrada de e-mails - e anexos de e-mail - para frente e para trás. Embora o email e outras ferramentas assíncronas, incluindo um espaço de trabalho e calendário compartilhados, bibliotecas de documentos e quadros de discussão sejam importantes, um ambiente verdadeiramente colaborativo requer interações síncronas em tempo real.
Definir funções, não tarefas
Defina funções e esclareça as expectativas de resultados, mas não defina as etapas necessárias para atingir as metas do projeto com antecedência. Keith Ferrazzi, autor e CEO da Ferrazzi Greenlight, uma empresa de consultoria e treinamento baseada em pesquisa, diz que a incerteza da tarefa é a chave para trabalhar colaborativamente online. Ferrazzi cita uma pesquisa que descobriu que a colaboração on-line aumenta quando os membros da equipe têm papéis claramente definidos, mas precisam trabalhar juntos para decidir como atingir as metas da equipe.
Estabelecer uma mentalidade colaborativa
Desista e dê aos outros - que podem ser mais qualificados, mas que não são o líder normal da equipe - a chance de fornecer orientação ou dar instruções. Cada membro deve estar disposto a sacrificar interesses pessoais e fazer o que for melhor para a equipe. Ferrazzi sugere que você jogue alguns jogos, como uma caça ao tesouro on-line ou baseada em equipes, no início de um projeto, não apenas para criar uma mentalidade colaborativa, mas também para construir habilidades de liderança e trabalho em equipe.
Use as ferramentas certas
Áudio e videoconferência, quadros brancos interativos, software de colaboração de documentos e mensagens instantâneas são ferramentas vitais para reuniões em tempo real e interação com os membros da equipe ao longo do dia. Por exemplo, quadros interativos fornecem opções para desenhar, escrever texto e colar imagens, tornando-os uma boa escolha para apresentações de brainstorming e ajuste fino. Quando combinados com a audioconferência, os membros da equipe podem ver quem participa e conversar entre si. As ferramentas de colaboração de documentos permitem a coautoria em tempo real e a coedição com uma ou várias outras pessoas.
