Quando você faz uma venda de um bem ou serviço, mas não recebe o pagamento integral imediatamente, cria uma conta a receber. Recebíveis são ativos que representam valor monetário para sua empresa na forma de pagamento devido a você, e as práticas recomendadas exigem que você as contabilize em seus livros. Negócios muito pequenos às vezes operam em regime de caixa, mas esse sistema não pode lidar com contas a receber, então você deve usar a base de competência mais comum. Isso envolve fazer entradas em vários ledgers de contas para cada transação.
Crie uma conta e livro de contas a pagar. Por serem ativos, tecnicamente você pode registrar contas a receber em sua conta de ativos principais, mas os ativos de negócios são diversos e essa conta pode se tornar pesada ao longo do tempo. Para registros mais limpos, crie uma conta filha totalmente separada especificamente para contas a receber. Em seguida, você pode fazer toda a entrada de dados nesse razão e simplesmente compilá-la na conta de ativos principal quando preparar relatórios financeiros.
Registre cada venda que cria uma conta a receber em seu livro de receitas primeiro, como faria em geral. A venda vai na coluna da direita como crédito, pois o crédito aumenta uma conta de receita.
Registre a criação do recebível, pelo mesmo valor em dólar que o preço de venda, em seu razão de contas a receber, exceto aqui, marque-o na coluna da esquerda como um débito. Esta entrada estabelece que você deve dinheiro e ainda não foi pago.
Atualize a entrada no seu razão de contas a receber quando você realmente receber o pagamento. Registre pagamentos como créditos; O pagamento integral deve cancelar perfeitamente o valor do recebível. Use faturas ou números de rastreamento para mapear corretamente os pagamentos para as contas corretas.
Débito do seu livro-caixa em dinheiro para o valor do pagamento. Isso indica que o valor reduzido de seus ativos foi compensado por um aumento em dinheiro.
Criar um novo segmento em seu livro de contas a receber com um título como "Subsídios para contas a receber ruins". Isso serve como uma contrapartida à sua conta de contas a receber; seu objetivo é estimar as dívidas “ruins”, “irrealizáveis” ou “incobráveis” que você espera não conseguir cobrar.
Estime o valor dos recebíveis ruins que você espera acumular no próximo período. Para fazer uma boa estimativa, use as estatísticas do setor, quando disponíveis, ou confie na sua experiência anterior, na experiência de colegas do setor ou em uma avaliação das condições econômicas atuais em seu mercado. Entre suas contas a receber ruins como crédito no livro de registro de permissões e insira o mesmo valor que um débito no seu razão de contas de despesas.
Ajuste o valor de suas contas a receber para baixo pelo menos uma vez a cada período contábil, considerando o valor de contas a receber duvidosas ou incobráveis que você estima em seu razão de abatimentos e subtraindo do seu total no razão de contas a receber. O novo total cria um valor chamado “valor realizável líquido” ou “recebível líquido”, e representa o dinheiro que você deve receber a receber realisticamente.
Dicas
-
Soma suas contas a receber a qualquer momento para ver o valor total das contas a receber de sua empresa. Use essas informações como referência para evitar gastar muito dinheiro no curto prazo que você ainda não coletou.
Como uma alternativa ao método de provisão para estimar recebíveis ruins, você poderia usar um método muito mais simples chamado de baixa direta. Nesse método, você simplesmente credita recebimentos duvidosos por seu valor integral depois de considerá-los incobráveis e cria uma entrada de débito correspondente na sua conta de despesas. Isso é mais fácil para fins fiscais do que usar o método de subsídio e envolve menos entrada de dados, mas é menos poderoso e menos flexível. O método de permissão é geralmente preferido.
