Embora alguns proprietários de pequenas empresas prefiram fazer uma cirurgia de canal radicular do que a própria contabilidade, a contabilidade é uma parte indispensável da administração de um negócio. Os benefícios da contabilidade estão em sua capacidade de contar uma história numérica sobre o que está acontecendo em sua empresa - uma que pode ajudá-lo a melhorar as operações, tornar-se mais lucrativa e evitar problemas com as agências fiscais locais e federais. Contabilidade rigorosa e precisa também pode ajudá-lo a fazer o seu caso com potenciais credores e investidores quando sua empresa está procurando financiamento.
Dicas
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As vantagens de usar a contabilidade nos negócios estão ligadas aos insights que os números fornecem. Esses números ajudam você a entender o que está indo bem e onde há espaço para melhorias.
Qual é o principal objetivo da contabilidade?
O principal objetivo da contabilidade é acompanhar as receitas e despesas da sua empresa. A receita é todo o dinheiro que flui para o seu negócio a partir da venda de bens e serviços e qualquer outro tipo de receita, como juros ganhos ou aluguel ou royalties coletados. Despesas são tudo o que a sua empresa adquire para suas operações e infraestrutura, como materiais, mão de obra, aluguel, suprimentos, postagem, seguro, despesas com veículos, serviços profissionais, propaganda e equipamentos.
As informações que seu contador ou contabilista coleta sobre receitas e despesas vão para a elaboração de relatórios contábeis, que fornecem informações indispensáveis sobre a posição financeira de sua empresa. Esses relatórios ajudam você a definir seus pontos fortes e a lidar com seus pontos fracos. Eles também fornecem as informações necessárias para relatórios fiscais.
A declaração de lucros e perdas é uma sinopse das suas informações contábeis sobre receitas e despesas. Ele registra e lista todas as suas compras em categorias relevantes, como aluguel e folha de pagamento, e lista essas somas para fornecer uma visão geral. Da mesma forma, resume sua receita recebida com base na fonte da receita, como vendas por atacado ou vendas no varejo. Sua declaração de lucros e perdas é importante porque mostra o quanto você realmente ganhou no final do dia. Este valor final é a quantia que sobra após a subtração das despesas totais da receita total.
Um balanço é um instantâneo de sua situação financeira geral em um determinado momento no tempo. É importante porque resume seu patrimônio líquido. A seção de ativos do balanço patrimonial lista tudo o que sua empresa possui, incluindo dinheiro em caixa, dinheiro devido a você por meio de contas a receber, estoque em suas prateleiras e compras valiosas a longo prazo, como grandes peças de equipamento. A seção de passivos do seu balanço inclui tudo o que você deve, incluindo saldos de empréstimos de curto e longo prazo e contas a pagar. O patrimônio líquido de sua empresa, com base nas informações apresentadas em seu balanço, é calculado subtraindo-se o total de passivos do total de ativos.
Uma demonstração do fluxo de caixa ou fluxo de caixa pro forma é uma ferramenta de contabilidade que ajuda a prever quando você terá o capital disponível e quando terá déficits de fluxo de caixa. A parte de saída da declaração lista todos os seus recebimentos antecipados, discriminados por mês. Esse dinheiro não precisa necessariamente vir da receita da venda de produtos ou serviços. Também pode incluir capital de empréstimos ou investimentos. A parte de saída da declaração inclui todo o seu dinheiro de saída antecipado, incluindo despesas de folha de pagamento, despesas com materiais, aluguel e pagamentos de seguro. Suas despesas antecipadas não incluem apenas despesas comerciais dedutíveis. Você também listará os pagamentos do principal do empréstimo, que não são dedutíveis de impostos e não aparecerão em sua demonstração de lucros e perdas. A linha inferior de cada coluna mostra os gastos de saída subtraídos do caixa recebido, indicando quanto dinheiro você pode esperar ter disponível no final do mês.
Qual é o objetivo de um contador?
O objetivo do seu contador é resumir o trabalho do seu contador, compilando registros em relatórios. Seu contador também pode preencher seus formulários de impostos e aconselhá-lo sobre a melhor maneira de gastar e economizar seu dinheiro. Você pode ou não precisar contratar um contador profissional, dependendo do seu nível de conforto em trabalhar com números, a complexidade do seu negócio e sua situação fiscal.
O objetivo do seu contador é inserir os recibos e faturas em um banco de dados, razão ou planilha eletrônica para que você possa acompanhar as despesas e as vendas. A maioria dos sistemas de contabilidade é informatizada porque os programas de contabilidade podem organizar e adicionar números de maneira mais rápida e eficiente do que os sistemas manuais e manuscritos. No entanto, você não precisa de um programa de computador para fazer a contabilidade da sua empresa. Um sistema manuscrito que rastreia vendas e despesas também fornecerá as informações necessárias.
Você pode fazer sua própria contabilidade, mantendo o controle de receitas e despesas e acompanhar essas informações de uma forma que seja útil para você e seu contador. A informação deve ser de fácil leitura e compreensão, e deve refletir com precisão a atividade financeira do seu negócio. Suas informações contábeis serão úteis para seu contador, pois fornecem as informações necessárias para a elaboração de relatórios fiscais e documentos de empréstimos. As mesmas informações podem ser úteis internamente para fornecer insights sobre sua empresa, como mostrar quanto de sua receita vem de vendas no atacado versus vendas no varejo e quanto você gasta em materiais versus trabalho.
Mesmo se você contratar um contador e um contador para organizar suas informações financeiras e preparar seus formulários de impostos, você ainda tem responsabilidades contábeis como proprietário de uma empresa. Você deve salvar todas as informações de que precisa, como as faturas que você escreve e os recibos que recebe para as compras comerciais feitas por você. Quanto mais organizados forem esses documentos quando você os levar ao seu contabilista e contador, menos terá de pagar pelo tempo deles. É preciso mais um contador para organizar uma caixa de sapatos cheia de recibos do que trabalhar metodicamente por meio de um arquivo com papelada que já foi classificado por data ou por conta de cartão de crédito.
Quais são as regras de contabilidade?
As regras de contabilidade regem as formas como as despesas e os lucros são inseridos em um sistema como débitos ou créditos. Estas regras regulam a escrituração de dupla entrada, um sistema que tem sido amplamente utilizado desde o final da Idade Média. Os sistemas de entrada dupla não apenas rastreiam suas receitas e despesas, mas também mostram como o dinheiro e os ativos estão circulando pela sua empresa. Em um sistema de entrada dupla, todas as entradas inseridas como débito devem ser balanceadas com um crédito correspondente e vice-versa. A alternativa à contabilidade de dupla entrada é um sistema de entrada única no qual você simplesmente lista e registra suas receitas e despesas sem protocolos incorporados para reconciliar essas entradas com sua situação financeira real.
Ao trabalhar com contas pessoais, um indivíduo que transfere ativos para a empresa deve ser creditado, enquanto o receptor, ou negócio, deve ser debitado. Isso parece contra-intuitivo porque os fundos deixaram as mãos do indivíduo e foram transferidos para as mãos da empresa. No entanto, as contas contábeis nem sempre descrevem os saldos de caixa reais. Em vez disso, eles se referem a somas que são devidas ou possuídas. Quando um indivíduo, como um proprietário, transfere dinheiro para uma empresa, essa transação aumenta ou credita a conta e representa o valor que a empresa deve àquela pessoa. Essa mesma transferência de fundos cria um débito para a conta comercial porque, mesmo que o dinheiro esteja disponível e disponível, ele é devido agora ao indivíduo que o forneceu.
Ao lidar com contas reais, como imóveis e máquinas, as regras de contabilidade exigem que você debite novas compras e itens de crédito que você vendeu ou retirou de serviço. O ativo é originalmente lançado como um débito porque você gastou dinheiro para adquiri-lo. Se você vendê-lo ou retirá-lo de serviço depois de ter perdido sua vida útil, você está removendo o débito ou creditando a conta que representa o que você deve na compra.
Quando sua empresa compra materiais ou paga aluguel, as regras de contabilidade exigem que você registre essas transações como débitos. Por outro lado, quando você vende produtos ou serviços, seu sistema de contabilidade trata essas transações como créditos. As compras que exigem fundos de saída reduzem o capital da sua empresa e, portanto, são rastreadas como débitos. Ganhos de renda e outros, como pagamentos de aluguel, aumentam o capital da sua empresa, para que eles sejam rastreados como créditos.
Embora essas regras de contabilidade determinem como cada transação aparece em seu sistema de contabilidade, você não precisa realmente entendê-las e aplicá-las, a menos que esteja fazendo entradas em um sistema de contabilidade de dupla entrada que não esteja pré-programado para organizar suas informações. Por exemplo, se você usar um ledger como base de seu sistema contábil, terá que decidir cada vez que fizer uma entrada, se essa transação representa um débito ou crédito e onde o débito ou crédito correspondente será exibido. No entanto, se você estiver usando um software de contabilidade, como o QuickBooks, seus cheques, faturas e recibos de vendas aparecerão automaticamente nas contas de crédito e débito adequadas, juntamente com seus débitos ou créditos correspondentes.
Como usar a contabilidade nos negócios
As vantagens da contabilidade não são apenas uma questão de boa estratégia de negócios, embora as informações contábeis certamente ajudem você a criar estratégias e planejar. Nenhuma empresa pode sobreviver sem algum tipo de sistema contábil. Se sua empresa fizer compras e vendas sem rastrear os valores que você comprou e vendeu, não terá como determinar se obteve lucro ou se sofreu uma perda no final do ano. Você não saberá quanto deve e quanto você possui, de modo que não será capaz de avaliar quanto do seu dinheiro pode ser retirado para uso pessoal e quanto você deve manter na conta bancária da sua empresa para os próximos negócios. despesas.
As informações contábeis também fornecem informações valiosas sobre as operações da empresa. Ele permite que você compare suas vendas em diferentes categorias ao longo do tempo, como analisar tendências de diferentes produtos em todos os locais de vendas. Ele fornece as ferramentas e as informações para analisar suas despesas como porcentagens de sua receita, para ver se suas margens são sustentáveis e como o desempenho de sua empresa se compara ao de concorrentes em seu setor. Um fluxo de caixa pro forma permitirá que você procure fontes de capital antes de realmente precisar delas e planeje compras importantes para corresponder às épocas do ano em que o dinheiro é abundante. Operar um negócio sem informações contábeis é como pilotar um avião sem um radar.
Contabilidade também é necessária para a sobrevivência da sua empresa, porque você é legalmente obrigado a declarar renda e pagar impostos. Sem um sistema de contabilidade completo e preciso, você não saberá quanto ganhou e gastou e não terá as informações necessárias para preencher os formulários fiscais locais, estaduais e federais. Além disso, se seu negócio precisar de financiamento, seus pedidos de empréstimo quase certamente exigirão que você inclua demonstrativos financeiros de anos anteriores e projeções mais prováveis para períodos futuros também.
