Em 1965, o psicólogo Bruce Tuckman definiu as etapas pelas quais as equipes passam. As equipes começam com uma “formação” onde os membros da equipe se conhecem. Em seguida, o gerente de projeto guia os membros da equipe através de um estágio de “storming” onde a equipe discute como quer funcionar. Durante a etapa “norming”, a equipe trabalha. desempenham suas funções e responsabilidades e, durante o estágio de “desempenho”, o gerente de projeto lidera a equipe para concluir as tarefas do projeto. Durante cada estágio, o gerenciamento do projeto pode aliviar parte da tensão nas reuniões de equipe, realizando jogos e atividades divertidas para promover colaboração.
Quebra-gelo
Para ajudar os membros da equipe a se conhecerem melhor, os gerentes de projeto podem conduzir atividades nas reuniões iniciais. Por exemplo, o gerente de projeto pode pedir a cada membro da equipe que pense em um fato pouco conhecido sobre si mesma. Ele distribui cartões de índice para cada participante na sala de conferências e pede a cada pessoa que anote seu fato e o mantenha oculto. O gerente de projeto divide a equipe em dois grupos e pega os cartões de índice de metade dos membros da equipe. Ele entrega esses cartões para a outra metade. Os participantes não olham para as cartas, mas andam mostrando o cartão até encontrarem o dono do cartão. Então, eles fazem perguntas ao dono sobre seu fato pouco conhecido até que ele seja identificado. Eles entregam o cartão de índice para a outra pessoa, e essa pessoa faz perguntas para identificar o fato pouco conhecido do parceiro.
Debate
Um gerente de projeto ajuda sua equipe a desenvolver as habilidades necessárias para debater idéias de forma eficaz, conduzindo jogos envolventes em reuniões de equipe. Por exemplo, ela começa dividindo a equipe em pares. Ela pede a cada dupla que crie um problema em potencial que toda a equipe precisa resolver nos próximos seis meses. Em seguida, ela atribui um papel diferente a cada par, como cliente, engenheiro ou gerente. Ela pede a cada dupla que pense em ideias para resolver o problema do ponto de vista da função. Após cinco minutos, ela cria novos pares. O grupo continua a atividade de brainstorming, discutindo os dois problemas por dez minutos. Agora, cada par tem duas perspectivas diferentes. O gerente de projeto pede que os pares originais voltem a se reunir e ela pede a cada equipe que prepare uma recomendação para o problema. Após cinco minutos, cada equipe apresenta suas recomendações para todo o grupo. O grupo pode votar nas melhores recomendações para determinar o vencedor.
Ouvindo
Ajudar os funcionários a ouvir um ao outro normalmente envolve prática, geralmente incluindo exercícios de interpretação ou jogos. Um gerente de projetos efetivo conduz jogos e atividades como parte regular das reuniões de equipe para incentivar a audição ativa. Ela divide a equipe em grupos de três e atribui a uma pessoa o papel de preparar e dar duas declarações sobre qualquer assunto que ele escolha. Em seguida, ela atribui a uma segunda pessoa o papel de fornecer feedback à primeira pessoa sobre as declarações que ele faz enquanto a terceira pessoa atua como um observador. Depois de três minutos, os participantes trocam de papéis. Depois de mais três minutos, o gerente do projeto diz aos grupos para mudarem de papéis novamente para que cada pessoa tenha a chance de desempenhar cada papel. Ela se junta ao grupo novamente e conduz um exercício de esclarecimento sobre o quão difícil ou fácil fornecer feedback pode ser em um ambiente de grupo.
Negociação
Para criar uma equipe de negociadores eficazes, os gerentes de projeto conduzem jogos divertidos para ajudar os membros da equipe a desenvolver as habilidades e os conhecimentos necessários para lidar com situações difíceis. Os jogos ajudam os participantes a afastar o foco dos pontos de vista individuais para gerar oportunidades de resolução. O gerente de projeto dá a cada membro da equipe um pedaço de papel e apresenta um cenário. Ele pede a cada participante para nomear o problema, desenhar um símbolo para ele no centro da página e listar várias vantagens e desvantagens para resolver o conflito. Após 15 minutos, o gerente do projeto deve fazer com que cada pessoa apresente suas posições em cada vantagem ou desvantagem e deixe o grupo votar para determinar o melhor argumento.
