Os recepcionistas são geralmente as primeiras pessoas que você vê ao entrar em um escritório, o que os torna uma importante representação das empresas para as quais eles trabalham e os outros profissionais do escritório. Observar a etiqueta comercial é uma parte importante do trabalho de uma recepcionista, mas as opiniões diversas e mutantes sobre o que constitui boas maneiras dificultam que uma recepcionista ou supervisor determine o comportamento apropriado.
Significado
A importância de uma recepcionista como a pessoa que entrega uma primeira impressão aos chamadores e visitantes é difícil exagerar. Uma recepcionista com maus modos define um tom negativo antes de uma reunião e não consegue inspirar confiança em clientes em potencial. Por outro lado, uma recepcionista que observa a etiqueta comercial dá um forte senso de profissionalismo e eficiência. Isso não apenas aumenta a imagem da empresa para pessoas de fora, mas também ajuda outros trabalhadores a sentirem que seu escritório é um local profissional para se trabalhar.
Tipos
Os recepcionistas representam seus empregadores de várias maneiras. Atender telefonemas e saudar os visitantes são duas das tarefas mais comuns para os recepcionistas, e ambos exigem uma etiqueta adequada. A política da empresa pode exigir que os recepcionistas usem um script de telefone predeterminado ao receber chamadas e entrar em contato com diferentes tipos de clientes. Em outros casos, os recepcionistas podem usar seu próprio critério ao lidar com cada interação com um nível diferente, embora apropriado, de formalidade e profissionalismo. Indivíduos que trabalham no escritório às vezes transmitem regras adicionais a uma recepcionista, como quando e como a recepcionista pode contatá-los.
Treinamento
Enquanto alguns escritórios exigem recepcionistas para realizar um ensino médio ou faculdade, grande parte do treinamento de etiqueta da recepcionista ocorre no trabalho. Os recepcionistas podem começar a trabalhar em um escritório com uma posição que não requer interação, como um trabalho de entrada de dados ou um assistente de escritório. Uma atenção às políticas da empresa e ao modo como as recepcionistas se comportam podem qualificar novos funcionários para um cargo de recepcionista de primeira viagem, o que gerará experiência que pode ser útil na busca de outros empregos de recepcionista.
Considerações
Cada indústria e escritório tem suas próprias regras para a etiqueta de uma recepcionista. Alguns escritórios exigem um modo formal de vestir e falar. Outros impõem uma forma mais informal de etiqueta para fazer com que os clientes se sintam relaxados e bem-vindos. A comunicação entre uma nova recepcionista e supervisores é essencial para que todos saibam o que é esperado. Como recepcionista, se não tiver certeza da etiqueta para uma determinada situação, desculpe-se educadamente e pergunte a um supervisor ou recepcionista sênior como você deve responder.
Dicas
Mesmo que cada escritório seja diferente, os recepcionistas ainda podem se beneficiar de algumas das mesmas dicas. A multitarefa é essencial para um bom desempenho no trabalho, mas quando alguém entra no escritório é importante dar-lhe toda a atenção. Isso significa colocar as chamadas em espera ou concluí-las rapidamente, estabelecendo papéis e fazendo contato visual direto. O espaço de trabalho de uma recepcionista deve estar livre da desordem para projetar um comportamento mais profissional e também para facilitar a realização de tarefas simples, como encontrar informações e oferecer a alguém uma caneta para preencher um formulário. Finalmente, quando alguém leva alguém a um escritório, a recepcionista deve sempre tomar a iniciativa de garantir ao hóspede que sua presença é permitida e salvá-lo do constrangimento de não saber para onde ir.
