Uma invenção que desempenha um papel importante nas operações de negócios é o processador de texto. Inicialmente lançado em 1800 na forma de máquina de escrever, o software de processamento de texto baseado em computador de hoje faz o trabalho do gabinete de arquivos, máquina de escrever e caneta de tinta combinados. Juntamente com a infinidade de recursos, a facilidade de uso e acessibilidade tornam um investimento empresarial sensato.
Facilita a criação de modelos
Em uma configuração de escritório, os documentos mais usados geralmente são personalizados para atender a cenários individuais. Isso geralmente é feito criando modelos usando software de processamento de texto, como o MS Word ou o Pages.
Um modelo é um documento criado como ponto de partida para futuros documentos. Juntamente com a flexibilidade de adicionar e remover dados, os modelos oferecem aos usuários a capacidade de editar e imprimir várias cópias de cartas comerciais importantes, todas com informações-chave diferentes.
Torna mais fácil salvar e proteger documentos
O recurso "salvar" ou "salvar como" oferecido por documentos de processamento de texto permite que os usuários forneçam nomes memoráveis aos documentos no mesmo local de arquivo ou em locais de arquivo diferentes. Quando os documentos são salvos em um computador protegido, as informações do cliente são protegidas e fáceis de recuperar a qualquer momento.
O recurso de proteção por senha disponível em documentos abertos impede alterações não autorizadas em documentos importantes. Isso pode ser útil se várias pessoas confiarem nas informações contidas nesses documentos para realizar seus trabalhos (por exemplo, processadores de reclamações de seguro médico que pagam indenizações de acordo com acordos contratuais feitos com médicos).
Economiza tempo e meio ambiente
Quando recursos de software de processamento de texto são usados em conjunto com boas habilidades de organização, isso economiza tempo do usuário. Em vez de gastar tempo classificando e procurando documentos incorretos ou extraviados, usar o recurso de pesquisa do computador torna simples a localização de arquivos.
Além disso, o processamento de texto beneficia o ambiente, reduzindo a quantidade de papelada necessária para executar tarefas diárias (por exemplo, arquivamento, envio de cartas, envio de agendas de reuniões). Ao enviar documentos por meio de um e-mail seguro, o custo de postagem e o desperdício de papel são reduzidos significativamente.
