Os proprietários de empresas que contratam funcionários por conta própria ou por contrato são obrigados a enviar um Formul 1099-MISC ao Internal Revenue Service para cada indivíduo que ganhe pelo menos US $ 600 durante o ano fiscal. Os tipos de funcionários que devem receber esses formulários incluem quaisquer funcionários que não sejam funcionários em período integral, mas que sejam remunerados por seu trabalho.
Os empregadores devem enviar os formulários 1099-MISC para seus funcionários contratados e para o IRS. O prazo para o envio de formulários aos empregados é 31 de janeiro e o prazo para enviar cópias dos formulários 1099 para o IRS é o final de fevereiro. O IRS tem penalidades para os empregadores que perderem esses prazos.
Obtendo informações do empregado: preenchendo o W9
Quando você contrata um funcionário freelancer ou contratado, as informações fiscais básicas são coletadas usando um formulário W9 que está disponível no IRS. O formulário pergunta o nome do contratante e o nome da empresa, se for diferente, o número do CPF ou o número de identificação fiscal. O W9 também solicita que o trabalhador assine o formulário para certificar que eles estão isentos de impostos de retenção na fonte. A maioria dos funcionários está isenta, mas se não o fizerem, é responsabilidade da empresa reter o imposto de renda do pagamento do prestador a uma taxa fixa e enviá-lo ao IRS.
Envio de formulários 1099 sem um número de segurança social
O IRS diz que cada pessoa necessária para apresentar uma declaração de imposto de renda é necessária para fornecer seu número de segurança social ou número de identificação do contribuinte para seu empregador. Se o contratante ou o trabalhador freelancer não preencher um formulário W9 e você não puder obter essas informações antes do prazo de entrega, você poderá enviar um formulário 1099 para o contratante e o IRS sem ele. No entanto, você deve estar ciente de que o IRS irá cobrar uma penalidade por enviar um formulário incompleto, a menos que você possa mostrar que há uma causa razoável para omitir o número da Segurança Social ou de identificação fiscal. Você também deve poder demonstrar que agiu de maneira responsável e tomou medidas para evitar a omissão dessas informações, por exemplo, ao escrever ao contratado para solicitar essas informações. A falha do trabalhador em devolver um formulário W9 preenchido é normalmente considerada motivo para isenção.
Como arquivar um 1099 corrigido que inclui o SSN
Depois de ter o número do Seguro Social ou do número de identificação fiscal, você deve preencher um 1099-MISC corrigido e adicionar um "X" na caixa "Corrigido" na parte superior do formulário. Preencha o formulário, adicionando as informações corrigidas e o número do Seguro Social. Você também precisará escrever uma carta ao IRS explicando que o número da Previdência Social estava faltando junto com o seu próprio número de identificação fiscal.
